印刷コスト削減アイディア TOP5

近年ではペーパーレス化が進んでいる中で、未だに会議資料・案内チラシ・提案書・申し込み用紙・契約書・見積書などを複合機、コピー機などで印刷する事は仕事上必要不可欠で、「紙離れ」するにはまだまだ時間がかかりそうなのが実際のところです。

複合機、コピー機で一回の印刷にかかるコストは小さいように思えますが、毎日行われる作業であるため、月々にかかってくる印刷コストは決して小さいものではありません。

企業にとってコスト削減は最大の課題であり、無駄な支出を減らし、生産性の高い環境を整えることは、企業としてはとても大切です。

社内ルールの制定・運用や、社員ひとりひとりの意識改善など、まずは簡単に始められることから実施し、社内全体で複合機、コピー機の印刷コスト削減に取り組んでみませんか？

以下では、印刷コスト削減のために役立つアイディアを５つご紹介します。

① コピー機の設定をモノクロ印刷にする

コピーや印刷をするときは、モノクロ印刷を徹底しましょう。

当たり前ですが、複合機、コピー機でのカラー印刷はモノクロ印刷よりもコストがかかります。

自分だけが使う資料、社内だけで使う資料を印刷する場合は、モノクロ印刷に限定することで、一枚あたりおよそ１０円の節約ができます。

１００枚あたりで換算すると、およそ１０００円のコスト削減につながるということです。

複合機、コピー機に接続されているパソコンの画面からモノクロ印刷を標準設定にする事もできるので是非、参考にしてみてください。(プリンターのプロパティから設定変更)

また、写真や地図など原本がカラーのものをコピーする場合でも、モノクロでも問題ないときは複合機、コピー機の操作からモノクロ印刷にしてコピーすることを徹底しましょう。

上記の内容と重複しますが、複合機、コピー機の印刷用紙を節約する方法として、自分や社内だけで使う資料は両面印刷、社外用は片面印刷するなど使い分けましょう。

より効果的な方法として、２ページ分を1枚の紙の両面に印刷するという方法もあります。(2in1印刷)

ワードやPDFなどの資料であれば十分なサイズです。

パワーポイントを印刷するときはスライド2ページや4ページ分を１枚に縮小する方法は比較的増えてきているかと思います。

ただし、年配の方や目が悪い方にたいしては、小さすぎないかどうか配慮することを忘れずにしましょう。

複合機、コピー機のミスプリントの防ぐために、文字の打ち間違い、印刷内容の間違い、用紙サイズやページ設定のミスなどがないか、印刷プレビュー画面で確認してから印刷ボタンを押すことを徹底しましょう。

また、ページ全体を印刷する必要のない場合は、選択範囲を指定して、部分的に印刷しましょう。

自分や社内用だけで使う資料の場合は、品質を少し下げて印刷することもトナーやインクの節約につながります。

万が一ミスプリントしてしまった紙は、裏紙の再利用としてリサイクルしている企業も増えています。

紙の節約は環境問題にも貢献できますが、裏に個人情報や社外秘が印刷されていないことをチェックしておきましょう。

複合機、コピー機のインクやトナーにかかるコストを抑えるには、「非純正」のトナーを使う方法もあります。

メーカーから発売されている純正トナーに比べて値段が安くなりますが、品質が安定しなかったり、プリンターが故障した場合に保証が受けられないこともあるというデメリットもあるため、選ぶ際には注意が必要です。

非純正のインクや非純正のトナーにもいくつか種類があり、使用済となって回収されたインク、トナーカートリッジを再利用する「リサイクルインクカートリッジ」「リサイクルトナーカートリッジ」や主にアジア圏で製造された「互換インクカートリッジ」「互換トナーカートリッジ」があります。

リサイクル商品は、回収後、分解・クリーニング・チップ交換、点検をおこない、新しいインク、トナーが補充されます。

リサイクルインク、トナーのメーカー各社で品質水準が異なるため、信頼できるメーカーから購入することをオススメします。

互換インクは、非純正の中でも格安ですが、プリンターメーカー以外で生産されたものなので中には質が悪いものもあります。

印刷コストを抑えるという面では最大のメリットですが、品質においてはさまざまであるということ頭に入れて、検討して選びましょう。

自分用、社内用の資料であれば、普通紙を使って印刷することを徹底しましょう。

ただし、インクジェットプリンターやインクジェット複合機だと色にじみが起きやすいので画像や写真の印刷にはあまり向いていませんが、文書や書類など文字のみを印刷する場合では十分です。

本質的に印刷用紙の枚数を減らす方法としては、果たしてそのコピーがほんとうに必要かどうか・ひとりひとりに配布するのではなく各部署やフロアの掲示板などに一枚貼り出せばいいのではないか・データ共有ではダメかどうか、よく考えてから印刷することをルール化することも重要です。

ひとりひとりが意識することでかなりの印刷枚数が削減できるでしょう。

複合機、コピー機の印刷コストの削減として効果的な方法を５つ提案させていただきましたが、いま一度ひとりひとりが使い方を見直し、社内一丸となってコスト削減に取り組む事が必要です。

一人一人のちょっとした心がけで年間の印刷コストは大幅に削減できると思いますので是非、参考にしてみてください。