コピー機導入時の悩み"保守契約"

複合機、コピー機を導入すると、必ず「保守契約」を結ぶことになっています。

そもそも保守契約とは何か、みなさん理解していますでしょうか？

種類がたくさんあり、料金も仕組みも異なるため、イマイチ詳しくわからない！という人が多いと思います。

そんな人のために、複合機、コピー機の代表的な3種類の保守契約について、わかりやすく解説していきます。

複合機、コピー機の保守契約って必要？

複合機、コピー機は、とても繊細な精密機械であり、パソコンやスマホなどと比べて故障頻度が高く、乾燥や湿気、少しの汚れやパーツの劣化、印刷用紙の種類など、ちょっとしたことが原因で故障につながってしまいます。

そのため、故障しないよう定期的にメンテナンスを受けたり、トラブルが起きたときに修理してもらうために契約するのが保守契約です。

もし保守契約を結んでいないと、故障した場合の修理費は自己負担で払わなければなりません。

その場合の修理費はかなりの高額になり、新しいものに交換するパーツ代や、作業員の移動費、人件費を合わせると、一回の修理に10万円ほどかかる場合もあります。

そういったリスクを回避するためにも、保守契約の加入は必須になっているのです。

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３つの保守契約

複合機、コピー機の保守契約には、代表的なものとして３種類が挙げられます。

●カウンター保守契約

保守契約の中で最も一般的なのがこのカウンター保守契約で、業務用コピー機では全体のおよそ８割を占めています。

特徴としては、モノクロ印刷・カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価が設けられており、印刷枚数に応じた保守料金を月に一回支払います。

また、カンター料金以外に最低基本料金が設定されており、月に一枚も印刷しない場合であっても基本料金を払う必要があります。

定期メンテナンスや修理はすべて無料で受けることができるので、突然トラブルが起きた場合も大きな出費がないので安心できます。

保守料金にトナーカートリッジ代も含まれているため、交換するトナーカートリッジは無料交換してもらえます。

カウンター保守契約は、定期的にメンテナンスを実施してほしい人や、毎月500～1,000枚以上、コピーや印刷などで利用しているオフィスに向いています。

複合機のカウンター料金とは？

ポイントをまとめると、

・毎月料金を支払う

・修理費、メンテナンス費、トナー代がすべて無料

・急なトラブル時にも安心できる

・月間印刷枚数が多いほどコスパが良い

デメリットとしては、使用頻度があまり多くない場合だと割高になってしまう場合があるので、毎月どのくらい印刷するかによって判断する必要があります。

●スポット保守契約

スポット保守契約の特徴としては、毎月決められた保守料金の支払いはなく、故障した場合や不具合が発生した場合に、その都度自分で保守サービスを依頼しなくてはいけません。修理やメンテナンスにかかる費用はすべて自己負担です。パーツ代やドラムユニット代も、実費請求されます。それに加えて、技術料と出張料がかかるので、事前にいくらになるか確認しておく必要があります。しかし、継続的にかかる費用はトナーカートリッジなどの消耗品のみなので、毎月かかる支払いは、必要最低限に抑えることができます。

スポット契約は、たまにしか印刷しない人や、月々の出費を抑えたい人に向いています。

ポイントをまとめると、

・毎月の支払いが無い

・修理やメンテナンスはその都度自分で依頼する

・パーツ代やトナー代などの消耗品も自己負担

・技術料と出張料もかかる

毎月の支払いが抑えられますが、故障した場合のデメリットも大きいので、年に数回しか印刷しないという人でなければ、あまりおすすめできません。

●キット保守契約

キット保守契約は、「コピーキット」保守契約とも呼ばれ、複合機、コピー機本体を購入したときに、保守契約付きトナーカートリッジを購入することで保守を受けることができ、定期メンテナンスとトナーやパーツ代をまとめて契約する仕組みになっています。トナーカートリッジが無くなるまでのあいだ保守を受けることができ、消耗品を再購入することで自動的に継続されます。

一定期間の間、複合機、コピー機を使用する見込みがなかったり、普段は印刷枚数が少なくても月によってはたくさん印刷することがあるというような、毎月の印刷枚数が一定ではない人に向いています。

ポイントをまとめると、

・トナーカートリッジがなくなるまで保守が継続される

・保守期間中は修理費、メンテナンス費などが無料

・再購入することで自動的に継続できる

・毎月の印刷枚数に幅がある場合に適している

このキット保守契約が採用されるのは一部のコピー機だけで、実際にはそれほど多くない保守契約になります。