正しい複合機、コピー機の選び方で、機能もコストも損しない!

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複合機、コピー機の導入をお考えの皆さん、どんな条件で探そうとしていますか?

「複合機 安い」「複合機 おすすめ」「複合機 リース」...

いきなり検索してみても、「購入かリースかレンタルか」「メーカーや機種、機能面はどうするか」迷ってしまいますよね。

ここでは、間違えない複合機、コピー機の選び方についてご説明します。

 

複合機、コピー機の選び方を間違えるとどうなる?

とりあえず「価格が安いから」という理由で複合機を選んでしまうと、▼こんなことで後悔することになるかもしれません。

「複合機、コピー機の本体代とは別に多額の料金を支払わされた。」

「複合機、コピー機に使わない機能が付いていて、気付かないうちに多く料金を支払っていた。」

「印刷量に対して複合機のスペックが低すぎて、業務に支障をきたしている。」

「カウンター料金が安いから選んだら、修理・メンテナンスの対応が遅かった。

初めて複合機、コピー機を導入する方、今後買い替え・乗り換えの予定がある方がこのような失敗をしないように、正しい複合機の選び方をご紹介していきます。

ぜひ、自分に合った複合機、コピー機を見つけるときの参考にしていただければと思います。

 

 

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複合機、コピー機の選び方1. 希望・悩みをチェック

複合機、コピー機の選び方としてまず大事なのは、ご自身の業務に対し、複合機、コピー機をどんな場面・頻度で使いたいか、明確化しておくことです。

また同時に、複合機、コピー機は本来業務効率を上げるために導入するもの。こうなったら業務効率が下がる、困る、と言う場面を想像しておくことも大切です。

まずは以下の6項目に気になるものがないかチェックしてみましょう。

  1. 社員が多く、印刷渋滞が心配
  2. 印刷物が多い
  3. 複数社員で共同で使用するため、誰も問題なく使えるようにしたい
  4. 綺麗な冊子やパンフレットを省力化して作りたい
  5. 印刷枚数が多くないのでとりあえずコストを抑えたい
  6. 修理・メンテナンスが気になる

いかがでしょうか。

ご自身のオフィス環境や業務内容に合わせてチェックできたら、次は優先順位をつけます。

 

複合機、コピー機の選び方2. 優先順位をつける

 

複合機、コピー機の選び方1でチェックした項目の中で
最も気になるものはどれか考えながら、優先順位をつけてみましょう。

 

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複合機、コピー機の選び方3. 項目別選び方ポイント

複合機、コピー機の選び方2までに最も改善・対策したい項目が決まりました。

では最後に、選んだ項目ごとに気を付けるべき、複合機、コピー機の選び方のポイントを見ていきましょう。

このポイントを抑えれば、あなたにとって正しい選び方で複合機を選ぶことができます。

1や2を選んだ方はa.印刷速度、3や4を選んだ方はb.搭載機能、5や6を選んだ方はc.保守契約について注意してご覧ください。

 

a.印刷速度

「社員が多く、印刷渋滞が心配」「印刷物が多い」といったお悩みがある場合、印刷速度を気をつけた複合機、コピー機の選び方を知ることが大切です。

印刷渋滞や、作業効率の悪化を招く原因ともなるため、複合機の印刷速度は重要なポイントです。

 

印刷速度とは、複合機が1分間あたりどのくらい印刷できるかを示したもので、1分で20枚~35枚印刷できる速度が一般的です。

印刷速度を簡単比較!3つの基準と2つの単位(ipm, ppm)

 

ここで注意しなければならないのが、印刷速度が速ければ速くなるほど複合機、コピー機がハイスペックな機種になり、リース・レンタル料金(本体代)が高くなってしまう点です。

1ヶ月で印刷する枚数(月間印刷枚数)に合ったコピー機を選ばないと、スペックオーバーとなり、高いリース・レンタル料金を支払うことになります。

そうならないためにも、契約前に月間印刷枚数を把握しておくことが大切です。

月間印刷枚数を調べるには、以下のような計算式で概算することができます。

一日の印刷枚数×1ヶ月の営業日=月間印刷枚数

(一日の印刷枚数の中には、「コピー枚数」「FAX枚数」「パソコンからの印刷枚数」すべての枚数がカウントされます。両面印刷は2枚分としてカウントされます。)

部署によっては、特定の時期にだけ月間印刷枚数が一気に増える、ということもあると思います。

そういう場合は、月で平均して出した枚数で合わせてしまうと追いつかなくなってしまうので、印刷速度が速い機種を選んでおくのというのも有効です。

コピー機で月間印刷枚数を聞かれるのは何故?

 

b.搭載機能

「複数社員で共同で使用するため、誰も問題なく使えるようにしたい」「綺麗な冊子やパンフレットを省力化して作りたい」といったご希望をお持ちの方は、複合機、コピー機の搭載機能を注意して見てみましょう。

現在複合機、コピー機にはたくさんの機能が備わっており、その多機能性がメリットではありますが、場合によってはそれが同時にデメリットにもなってしまいます。

何人かの社員で共同で使うことが多い場合、なるべくシンプルな機能だけに絞った方が使いやすいという側面があります。

反対に、コピー機能や印刷機能だけでなく、便利な機能が豊富に備わっていた方が、ビジネスシーンにおいてはあらゆる場面で役に立ちます

一般的な機能としては、

・印刷機能

・コピー機能

FAX機能

・スキャナー機能

などがあります。これら4つのベーシックな機能のほかに、

・1セット2コピー

・ブック複製冊子

・ホッチキス止め

・二色刷り

など、複合機、コピー機には便利な機能も増えています。

二色刷りとは、カラーの原稿を黒+赤などの2色でコピーする機能です。

ブック複製冊子を使うと、本やパンフレットなどの見開き原稿をコピーするとき、できあがったコピーを2つ折りにすると、中とじの冊子になるようにコピーできます。

パンフレットのように仕上げる時に便利で、読みやすく、業務効率向上にもつながります。

あまり使わない機能が備わっている複合機、コピー機を選ぶ必要はありませんが、業務内容によってこだわりたい機能はそれぞれ異なると思うので、あらかじめ必要な機能を絞って複合機、コピー機を選ぶことが大切です

 

c.保守契約

「コストを抑えたい」「修理メンテナンス関係が気になる」と言う方は、保守契約について注意して見てみましょう。

複合機、コピー機のリース契約を結んだときに、必ず加入しなければならないのが「保守契約」です。

保守契約とは、定期的なメンテナンスやトラブルが起きた場合の修理をしてくれるサービスのことです。

主な保守契約は以下の3種類です。

・カウンター契約

・スポット契約

・キット契約

コピー機導入時の悩み"保守契約"

 

カウンター契約

 

一般的に多くの企業が「カウンター保守契約」に加入しており、全体のおよそ8割を占めています。

カウンター保守契約の大きな特徴として、一枚あたりの印刷に単価が設けられており、毎月決められたカウンター料金を支払います。

その代わり、複合機の修理費用はすべて無料で、トナー代もカウンター料金に含まれているためメーカーから純正トナーが届き、月間印刷枚数が多いほど、ランニングコストを安く抑えることができます

ランニングコストのカウンター料金は最初の契約時にメーカーと保守契約を結び決定しますので、かならずカウンター料金の確認する事をおすすめします。

カウンター料金は月間印刷枚数の他に複合機、コピー機メーカーや導入するエリアによって変動します。

複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-

 

スポット契約

 

「スポット契約」の特徴としては、複合機、コピー機が故障した場合や不具合が起きた場合に、自分で修理業者に依頼をしなくてはいけません。

修理費用や部品交換費用、訪問費用もすべて自己負担です。

しかし、継続的に支払う費用はトナーなどの消耗品のみなので、他の保守契約のような継続的な費用がかかりません

一見すると、安上がりのようですが、思いがけず多額の修理費用がかかる可能性もあるので、注意が必要です。

量販店などで購入した場合の卓上インクジェット機と似たようなイメージです。

メーカーから出している純正トナーカートリッジ、純正インクカートリッジを使用していないと、保守対象外になってしますのでご注意を。

 

キット契約

 

「キット契約」はメーカーから保守・メンテナンス付きのトナーを購入することで保守を受ける契約で、月間印刷枚数が少ない企業に向いています

複合機、コピー機を使う頻度が少なければ少ないほど1ヶ月あたりにかかるランニングコストが安くなるのが、キット保守契約の特徴です。

月間印刷枚数が500枚以下の企業にとっては、メリットが大きいと言えます。

現状では「キット契約」で進めている企業は少ないです。

業界の裏話になりますが、複合機、コピー機のメーカー側でも「キット契約」をしたく無いのが現状です。

「キット契約」の場合、販売店側はトナーカートリッジ1本で実質10,000枚の印刷が可能なので、1枚あたり〇円で利用できます!と、営業をしてしまいます。

実質10,000枚の印刷とはあくまで指標であり、写真のようなベタ塗り印刷をした場合、10,000枚より印刷枚数が少なくなります。

今までそのような事例が多くあり、クレームの原因となっていました。。。

なので、複合機、コピー機メーカーは「キット契約」を嫌がります。
また、保守・メンテナンス付きのトナーカートリッジは金額が高い傾向にあります。

 

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まとめ

 

以上、複合機、コピー機の選び方、重視するべきポイントについて説明しました。

はじめて複合機、コピー機の導入を考えている人にとっては、多少難しい内容だったかもしれません。

複合機を選ぶ基準は、使う場所・使う頻度・どのような目的で使いたいかによって大きく変わってきます。

複合機は長く使用するものです。

複合機を導入してしまってから後悔しないためにも、事前にしっかり確認しておきましょう。

 

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