複合機・コピー機のICカード認証・パスワード認証とは?

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複合機、コピー機には様々の機能が備わっており完璧に使いこなしている方は少ないと思います。

その中で複合機、コピー機の【ICカード認証・パスワード認証】の存在はご存知でしょうか?

【ICカード認証・パスワード認証】をご存知の方もいるかと思いますが、
ICカード認証やパスワード認証の活用方法やメリットが分からない方も多くいらっしゃると思います。

今回は複合機・コピー機のICカード認証・パスワード認証とは何か?

またメリットは何かを解説していきたいと思います!

それではいってみましょーーーう!!!

 

複合機、コピー機のICカード認証とは?

 

複合機、コピー機のICカード認証はオプションとして取り付けられる事ができます。

パソコンから印刷指示を出した印刷物をコピー機にオプションで取り付けたICカード認証装置にICカードをかざすことで初めて印刷物が出力されます。

 

ICカードは各メーカーで用意している専用のカードがあります。

コピー機メーカーが用意している専用のICカードだけではなく
会社の入退出時に使用しているICカードを利用して複合機・コピー機に紐づけて使用する事もできます。

ほとんどの企業が会社で用意しているICカードを紐づけて利用しています。

また、SuicaやPASUMOなど交通系のICカードでも利用できます。

複合機、コピー機にICカードを紐づけているので、どのカードが何枚印刷したのかも確認する事が可能です。(便利!)

 

用途としては例えば会議資料を印刷する際など、会議室のコピー機に印刷データを飛ばして、会議前にICカードをかざして印刷するようなイメージです。

複合機、コピー機に印刷データを飛ばしてからの印刷なので、印刷する前に出力データを確認する事ができるので
ミスプリントなどを防ぐ事も可能になります。

 

複合機、コピー機のパスワード認証とは?

 

複合機、コピー機のパスワード認証はICカード認証とは違い、オプションで取り付けなくても可能です。

複合機・コピー機メーカーにもよりますが基本的にパスワード認証の機能は標準で付いております。

パソコンから印刷指示を出す際にパスワードを設定します。

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスで取り扱っている〈シャープ〉のコピー機では、

印刷ボタンを押す前に

〈プロパティ〉⇒〈ジョブハンドリング〉⇒〈リテンション〉⇒〈印刷せずにホールド〉⇒〈パスワード設定〉

このような印刷指示でパスワードをかける事ができます。

パスワード設定してから複合機・コピー機の〈ドキュメント〉から印刷物を指定してパスワードを入力すると出力ができます。

このパスワード認証でも複合機、コピー機に印刷データを飛ばしてからの印刷なので、印刷する前に出力データを確認する事ができるので
ミスプリントなどを防ぐ事も可能になります。

 


 

 

ICカード認証・パスワード認証のメリット

 

複合機、コピー機を利用する際、起こりうる問題として、誰が印刷物したのか分からずそのままコピー機に放置してしまう事です。

ICカード認証、パスワード認証を活用すればミスプリントも防げますし、情報漏洩の妨げになります!

ミスプリントの経費削減と情報漏洩のセキュリティ強化につながります。

 

また、ICカード認証ではICカードユーザーの利用制限をすることも可能です。

例えば、アルバイトスタッフが使用するICカードの権限を制御することによって、コピーのみ利用できるようにすることも可能です。

ICカードを持っていいない外部の方の印刷を防ぐこともできますし、誰が何を印刷したのか明確にすることによってセキュリティの強化につながります。

 

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まとめ

 

今回は複合機、コピー機のICカード認証・パスワード認証についてご説明しましたが参考になりましたでしょうか?

ICカード認証はオプションとして取り付ける必要がありますが、パスワード認証は標準で機能が備わっています!

とくにパスワード認証機能を知らない方が多いと思いますが、経費削減やセキュリティ強化に繋がりますのでみなさん是非、活用してみてください!!

 

おまけ

 

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスの〈シャープ〉のコピー機でもパスワード認証をできます。

操作方法やマニュアルもご用意しておりますので、用途にあわせて上手くご活用してみてください♪

 

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