複合機、コピー機の搬入設置時に気を付ける事

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複合機、コピー機は仕事するうえで必要な事務機器になり、高額な商品となります。

 

複合機、コピー機は【富士ゼロックス】【リコー】【キャノン】【京セラ】【シャープ】【コニカミノルタ】など様々なメーカーが存在し、

【リース契約】【買取り】【レンタル契約】と様々な契約種類がございます。

選ぶ基準がいくつもあるので、自分に一番適正な複合機、コピー機を選ぶのも一苦労です。(汗)

 

⇒最新コピー機メーカーランキング

⇒リース?レンタル? 7つの基準

 

複合機。コピー機を選定してから

「契約さえすれば後は大丈夫!」って思っている方は多いのではないでしょうか?

 

複合機、コピー機の搬入時のトラブルは良くあります。

なので今回は複合機、コピー機を搬入設置する際の具体的な流れと、気を付けるポイントについてご説明します。

複合機、コピー機の搬入設置の流れを理解することで円滑に設置完了まで進めるので予め把握しておきましょう!

 

複合機、コピー機の設置までの流れ

 

複合機、コピー機の契約を済ませてから搬入設置の工程は大まかに3つに分かれます。

 

1.設置場所の確認

 

複合機、コピー機のサイズ感を確認して置く場所や運び込む経路を確認します。

業務用コピー機おおよそのサイズ感:幅600×奥行620×高さ1200mm

 

まずは設置スペースの確保が必要になります。

複合機、コピー機のサイズを確認して余裕をもってスペースを確保しましょう!

手差し印刷する際、手差しトレイを開く必要があります。
複合機、コピー機の右側か左側のどちらから手差しトレイを開くのかも確認しておきましょう。

オプションでフィニッシャーなど取り付けたりなど、横幅が必要な場合もありますのでサイズ感は予め確認しましょう。

⇒コピー機のフィニッシャーとは?

 

複合機、コピー機には電源コンセントの空き口やLANケーブル、FAXを利用する場合はFAX線が必要となります。

基本的にLANケーブルやFAX線はお客様で準備する必要があります。

 

配線準備できたら、配線経路の確認も必要になるので、電源コンセントや主装置、またはHUBの中継位置などの確認が必要です。

複合機、コピー機は基本的に動かさないので配線経路は特に大切になります!

 

また、搬入する際に階段作業があるのか重要になります。

複合機、コピー機を搬入する際、何階の建物に設置するのか、2階以上でエレベーターがあるのかないのか。

設置先が2階以上の場合は搬入時のスタッフを増やすケースも考えられます。

基本的にエレベーターがなく、階段作業が必要な場合は追加料金が発生します。

予め伝えておかないと当日の搬入設置ができない場合があるので事前に伝えておきましょう!

ちなみに階段作業ではなく、段差がある場合などは無料で対応してくれるコピー機業者が多いので段差がある場合も何段あるか伝えるといいと思います。

 

⇒コピー機の階段作業は大変

 

2.搬入設置日の調整

 

複合機、コピー機の搬入経路。設置場所を伝えたら搬入設置日を決めます。

搬入設置は必ず設置に立ち会う必要があります。

担当者に設置立ち合いができる候補日をいくつか伝えましょう!

複合機、コピー機の設置は基本的に5営業日後で設定ができます。

 

新設法人様の場合は搬入設置日までにインターネット回線と設定するパソコンの用意をしておく必要があります。

特にインターネット回線の工事が終わってないのに複合機、コピー機の搬入設置をしてしまうとネットワーク設定ができないため、後日訪問対応となります。

後日訪問対応は訪問費や設定費の請求が発生いたしますので注意する必要があります!

 

3.搬入設定の実施

 

複合機、コピー機の設置場所、搬入設置日が確定しましたら、ようやく搬入設置が行われます。

搬入設置の立会いの際はずっとそばにいる必要はありませんが、設置業者と連携が取れるようにしましょう!

複合機、コピー機はプリントアウト以外にもコピー機能やFAX、スキャン機能など使い方は多種多様です。

使いたい機能の詳細や質問があれば細かく確認しましょう。

また、搬入設置が完了してから問題なくプリントアウトできるかなど動作チェックをおこないましょう。

 

これで搬入設置までの工程は完了となります。

 

複合機、コピー機の搬入設置の注意すべきポイント

 

上記で述べた通り、搬入設置前に確認すべき事はいくつかあります。

 

インターネット環境の準備

接続するパソコンの準備

設置場所の確認

各配線の準備(LANケーブル、FAX線)

配線経路の確認(電源コード、LANケーブル、FAX線)

階段作業の確認

設置立ち合いができる日程の確認

 

確認すべきポイントで特に新設法人様などはインターネットの工事日が遅れて、ネットが開通する前に複合機、コピー機の搬入をしてしまう事があります。

複合機、コピー機にはネットワーク情報を設定する必要があるので再訪問となってしまいます。

再訪問になると訪問費用や設定費用が別途発生してしまうので注意する必要があります。

 

複合機、コピー機の搬入設置は予め余裕をもって日程調整をしましょう。

 

まとめ

 

今回は複合機、コピー機の搬入設置時に気を付ける事をご説明しましたが少しは参考になりましたでしょうか?

高価な買い物になるため、会社にとって適正な複合機、コピー機を契約するのは大変な作業です。

満足いく契約ができたとしても搬入設置時の確認事項を理解してメーカーやコピー機販売業者としっかりと連携する事が大切です。

 

時間を掛けて複合機、コピー機を契約できたとしても、設置当日にトラブルが起きてしまい追加料金が発生してしまうともったいないです。

 

複合機、コピー機の搬入設置の流れをしっかり理解してスムーズに設置までもっていきましょう!

 

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補足

 

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスでもストレスなくスムーズに複合機、コピー機を利用して頂くために搬入前の確認事項は徹底しております!

コピー機の搬入からコピー機の操作方法の説明まで細かくお客様に伝えさせていただいております。

仕事するうえで必要不可欠な事務機器になるので、しっかり理解したうえで複合機、コピー機を利用していきましょう!

 

⇒コピー機の設置の流れ~ZEROcopy

 

 

 

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