なぜコピー機はレンタルの利用がお得なの?

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複合機、コピー機を利用するには、自社で機器を購入する、レンタル契約やリース契約を利用するなどの方法が考えられます。

特にリース契約との違いは分かりにくいので、どちらを選べばよいのか悩んでいるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

今回の記事では、複合機のレンタル契約がリース契約に比べてなぜお得なのかについて解説します。

複合機、コピー機の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

複合機、コピー機のレンタル契約とは?

 

レンタル会社が所有する新品や中古の複合機、コピー機を希望する企業に貸し出す契約形態です。

契約の途中で解約が可能なので、短期間の利用にもおすすめできます。

 

たとえばあるプロジェクトを立ち上げるにあたって期間限定でオフィスを借りて、
「リースを組んだり買ったりするほど長い期間は必要ないけれど、複合機は使えるようにしたい」という
シチュエーションになった場合などにはレンタル契約が便利です。

また、これから仕事をスタートする個人事業主や企業にとってもレンタル契約は気軽に複合機、コピー機を導入できるのがメリットのひとつです。

⇒コピー機レンタルは短期でOK ?

 

複合機、コピー機のレンタルとリース契約は違う!

 

レンタル契約と混同されやすい契約方式にリース契約があります。ここでは、リース契約との違いを詳しく解説します。

 

⇒リース?レンタル? 7つの基準

 

①契約期間

レンタル契約とリース契約では、解約できるようになるまでの契約期間が異なります。

レンタルは複合機、コピー機を借りる企業が1ヶ月単位で自由に期間を設定でき、希望したタイミングで解約も可能です。

 

一方、リース契約は最初にリース会社と取り交わした契約期間(5~7年)が満了するまでは、基本的に解約できません。

もし5年間のリース契約を結んでいる場合は、5年が経過するまで複合機、コピー機を使い続ける義務があります。

どうしても途中で契約を反故にする場合は、リース料率を含めた残債を全額支払わなければならないケースも少なくありません。

 

②製品の種類

レンタル契約の場合は、レンタル会社が独自に所有している複合機、コピー機の中から選んで使用します。

そのため、どんな機種でも自由に選べるわけではありません。

もし途中で他の機種を利用したくなったら変更が可能なところもレンタル契約の魅力のひとつですが、
希望の機種を所有していなければ、業者ごと選び直さなければならない場合もあるので注意が必要です。

事前にラインナップをよく確認して、業者を選定するように心掛けましょう。

 

リース契約は企業の選んだ複合機、コピー機をリース会社が代わりに購入し、
その複合機を企業に貸し与える方法です。そのため、自由に機種を選定できます。

 

③会計方式

レンタル費用は「経費」として処理しますが、リースの費用は「資産」として扱います。

レンタル契約はランニングコストを経費計上するだけで使い続けられますが、
リース契約は資産になるため、経営計画に基づいて貸借対照表に記載が必要になります。

 

⇒コピー機は経費処理できる?

 

④新品か中古か

レンタル契約は新品や中古を選択できる場合が多いのに対して、
リース契約はリース会社が企業の代わりに購入した複合機、コピー機を借りるので、基本的に新品を利用することになります。

普段あまり使用しないのに新品の複合機、コピー機を導入するのはもったいない、と思う場合もあるでしょう。

そんなときは、中古の機種をレンタル契約するとコストを下げられる場合があります。

 

⑤導入の難易度

複合機、コピー機を導入する際に、初期設定やソフトウェアのインストール作業が発生します。

レンタル契約は業者に委託して利用可能な状態で納品してもらうことも可能ですが、リース契約は機械がオフィスに納品されるのみのスタイルが一般的です。

 

専門知識を持ったスタッフが自社にいれば良いのですが、いない場合は使用を開始するまでに長い時間がかかってしまうかもしれません。

契搬入作業のみではなく設定作業もしてもらえるのか予め確認しておくとよいでしょう。

 

 

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複合機、コピー機のレンタルがお得な理由

 

複合機、コピー機を導入するなら、リース契約よりもレンタル契約がおすすめです。

ここでは、レンタル契約がお得な3つの理由を紹介します。

 

①1ヶ月単位で解約できる

前述のとおり、レンタル契約なら1ヶ月単位で任意の時期に解約できます。

もし2~3年しか利用しない複合機を5~7年リースで契約すると、使わない期間の利用料が無駄になってしまいます。

かといって、複合機、コピー機を購入するほど予算をかけられない場合も多いでしょう。

好きなタイミングで解約できるレンタル契約は、総合的にお得になる可能性が高いです。

 

②保守費用が含まれている

複合機、コピー機は万一のトラブルに備えて、保守サービスを契約するのが一般的です。

この保守費用は、レンタル契約とリース契約で負担先が異なります。

 

レンタル契約は業者が複合機、コピー機を所有しているので、業者側が保守費用を負担します。

一方、リース契約は保守契約をメーカーや外部の保守サービス業者と締結するケースがほとんどです。

リース会社と保守を含めた契約を結べる場合もありますが、費用は上乗せされるので、結果的にはレンタル契約のほうがコストを抑えられるでしょう。

 

⇒コピー機の保守料金とは何ですか?

 

③節税が期待できる

レンタル契約はあくまでも他社の機械を借りているだけなので、自社の所有している機械として減価償却を行う必要がありません。

固定資産税はレンタル会社が支払うので、経費として計上するだけで利用できます。

 

 

 

複合機、コピー機のレンタルを利用する際の注意点

 

続いて、レンタル契約で複合機、コピー機を利用するときの注意点を紹介します。

 

①希望の機種がない場合がある

業者が所有している複合機、コピー機を借りるので、必ずしも希望の機種があるとは限りません。

ラインナップの中から選ぶか、別の業者を探すかどちらかになります。

 

②搬入搬出費がかかる

レンタル契約を開始するときと終了するときに、搬入・搬出費を負担する場合がよくあります。

事前にどんな費用がかかるか確認しておきましょう。

 

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まとめ

 

ここまで、複合機、コピー機のレンタル契約がなぜお得なのか、さまざまな観点から解説してきました。

短いスパンで気軽に使いたい場合や、少しでもコストを抑えて複合機、コピー機を使いたいなら、レンタル契約の利用を検討するのがおすすめです。

 

補足

 

大型コピー機レンタル「ZEROコピ」サービスはレンタル契約とリース契約どちらともご案内させていただいております。

どちらがお得に複合機、コピー機を利用できるのか、どちらがお勧めなのか、メリット、デメリットを踏まえて対応させていただいております。

複合機、コピー機の導入を考えている方が是非、お問合せください。

 

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