コピー機を導入する際にかかるコストには何がある?

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複合機、コピー機の導入にあたって、コストについての悩みを抱えている担当者は少なくないでしょう。

トナーカートリッジなどの消耗品や保守費用など、本体の購入以外に細かい費用が発生するので、どのように運用すべきかお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。

 

複合機、コピー機の導入には、思ったよりもさまざまな費用がかかります。

そこで今回は、複合機、コピー機を導入する際にかかるコストを初期費用と月額費用それぞれの面から詳しく解説します。

 

複合機、コピー機の導入にかかる初期コスト

 

導入時にかかる初期コストは、機器本体の代金以外にもあるので注意しましょう。

搬入費用や初期設定費用などは見落としやすいので、予算として想定しておくことが大切です。

 

①機器購入費用

複合機、コピー機本体を購入する費用がかかります。

一括購入は一度に支払う金額こそ大きいものの、購入した機器は自社の資産です。

 

月々の機器利用料の支払いがなく、リース料率などが発生しないので、総額では安くなります。

キャッシュフローに余裕がある場合は一括購入を検討しても良いでしょう。

ただし、経理処理の方式がリース契約やレンタル契約とは異なり、税金が発生する場合もあるので事前の検討が必要です。

 

⇒コピー機は経費処理できる?

 

②運搬・設置費用

オフィスに複合機、コピー機を運び入れて設置する費用です。

購入費に含まれている場合もありますが、
遠方への運搬や2階以上で階段のみのオフィスなどの場合は作業費が発生するケースがほとんどでしょう。

 

⇒コピー機の階段作業は大変

 

③初期設定費用

印刷設定やネットワークの構築、FAXの送受信設定など、初期設定費用がかかります。

設定内容によって費用が大きく左右される部分なので、見積もりは細かく項目別に出してもらうことをおすすめします。

業者に委託せず自社で行う場合も、厳密には作業時間分の人件費がかかることを意識しておくと良いでしょう。

 

 

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複合機、コピー機の利用にかかる月額コスト

 

続いて、複合機、コピー機の搬入時以外に想定される月額コストを紹介します。

複合機、コピー機は長く使用する事務機器になるので必ず事前に把握しておきましょう。

 

①トナーカートリッジ

複合機、コピー機はCMYKそれぞれのトナーを使って印刷を行います。

使い切った段階で新しく購入しなければならないケースもあるので、
あらかじめ一定の予算を計上していてもオーバーしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

基本的には保守会社と保守契約を結びます。

保守契約の内容をしっかり理解した上で契約をすすめる事が大切です。

 

⇒コピー機の保守料金とは何ですか?

 

②用紙代

A3やA4などのコピー用紙を購入する費用です。

1束ごとはそれほど高額に思えなかったとしても、量が増えるほど大きな差につながるので、品質が良く安価な用紙を選びましょう。

トナー同様、印刷が集中した月は予算を上回るリスクがあります。

 

③電気代

複合機、コピー機を利用する電気代がかかります。

最近ではエコを重視した機種が増えており、消費電力もかなり少なくなりましたが、
それでも稼働時間が長ければそれなりの負担は想定されます。

本体の電源を24時間切らない場合でも、使わない時間は待機状態になるように設定しておくなどの工夫で節電が期待できます。

 

④保守費用

故障や不具合などのトラブルが起こったときのために、専門業者と保守契約を結ぶのが一般的です。

用紙代や電気代などと異なり、固定費用に近いので、金額を想定しやすい費用です。

契約の際はサポート範囲がどこまでなのかをしっかり確認しておきましょう。

不利な契約を結ばされていることに気付かず、
一部の修理にオプションが適用されて想定外の修理費用がかかってしまった、というケースも起こり得ます。

 

⇒コピー機導入時の悩み"保守契約"

 

機器利用料金(リース・レンタル契約の場合のみ)

リース契約やレンタル契約を結んでいる場合は、月額費用として機器利用料金を支払います。

この場合、初期費用の機器購入費用がなくなるので、一括購入が難しいときはこちらを利用すると良いでしょう。

 

企業が選んだ任意の複合機、コピー機をリース会社が購入して貸与する方式がリース契約で、
レンタル会社が所有している複合機、コピー機のラインナップから企業が選択して借りる方式がレンタル契約です。

後述しますが、リースやレンタル契約を利用すると保守費用にトナーの代金も含められるので、あえて一括購入せずに初期費用をあまりかけない運用もおすすめです。

 

 

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「カウンター保守」を使える

 

リースやレンタル契約は、毎月の印刷枚数に応じて保守費用が変動する「カウンター保守」の契約が便利です。

点検や修理、部品の提供などの保守に加えて、トナーの補充も無料で行えるので、自社で買い替えを行う必要がありません。

 

1枚あたりの印刷コストが決められており、「何枚印刷したか」で月々の支払いが決定します。

「基本の保守料金 + 印刷総額 = 支払額」の計算式です。

もし基本保守料が1,500円でモノクロが1枚1.5円で100枚、カラーが1枚12円で100枚印刷された場合、その月の支払いは2,850円になります。

 

メンテナンスもトナーの補充もすべて任せられて契約も自動的に更新される、手間がかからず便利な保守契約なので、積極的に利用すると良いでしょう。

 

⇒コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法

 

まとめ

 

ここまで、複合機、コピー機を導入する際にかかるコストについて解説してきました。

機器本体を購入する費用以外にも、トナーや用紙代、保守費用など、毎月かかるコストがあります。

トータルコストをしっかりと試算して導入を検討することが大切です。

 

その都度トナーを購入したり、保守契約を更新するのは手間がかかるので、カウンター保守なども上手く活用して効率的な運用を目指しましょう。

 

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