企業が会社を新たに立ち上げたり移転したりしたときに、オフィスに複合機とプリンターのどちらを置くかは悩ましい問題でしょう。
予算や利便性などを考えていくと、どちらが正解なのか分からなくなってしまう人も少なくないのではないでしょうか。
ある程度まとまった印刷業務が発生するなら、複合機の導入がおすすめです。
そこで今回は、企業が複合機、コピー機を利用するメリットやデメリットについて詳しく解説します。
目次
複合機、コピー機の代表的な機能は4つ
複合機には、印刷機能以外にもさまざまな機能が搭載されています。
ここでは、代表的な機能を4種類紹介します。
①印刷機能
複合機のもっとも重要かつ基本的な機能です。
印刷はプリンターでも可能ですが、複合機は資料作りなどに便利なさまざまな印刷方法を指定できます。
たとえばホッチキスで自動的に製本したり、両面印刷を自動的に実行できたりします。
②コピー機能
もともと用意されている資料などを複製する機能です。
最近ではプリンターで簡易コピーを行える機種もありますが、複合機は高品質なコピーが可能です。
色の濃度などの設定もできるので、読みやすい印刷結果を期待できます。
③スキャン機能
用意した紙の資料を読み取ってPDFなどに変換し、
複合機のストレージやネットワーク上の共有フォルダなどに保存する機能です。
手元にある紙媒体の資料をPC上で編集したい場合や、チームのメンバーで共有したい場合などに役立ちます。
紙を印刷せずにデータを確認できるので、用紙代の節約や環境への配慮にもつながります。
④FAX機能
特定の相手にFAXを送信する機能です。
プリンターとFAXを別々に用意する必要がなく、複合機があれば良いので、
印刷した資料を持って別の場所に置いてあるFAXのところに足を運ぶなどの手間がなくなります。
また、受信したFAXを印刷後に削除したり、
誤送信を防ぐために2回入力したりするなどのセーフティ機能なども充実しているので、安心して使えるのもメリットです。
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複合機を利用するメリット
ここでは、複合機を利用する4つのメリットを紹介します。
①印刷速度が速い
プリンターに比べると、複合機は搭載しているソフトウェアが高性能なので、高速な印刷が可能です。
たとえば会議用の資料を何十人分も作らなければならない場合でも、製本まであっという間に自動で完了するので、準備の時間を短縮できます。
②毎月の費用を予測しやすい
複合機は印刷がカウント式になっていて、印刷した枚数だけ業者に支払うタイプのものが数多くあります。
自社でトナーを用意していると、備品がいつなくなるか分からないので急な支出が発生する場合もあるでしょう。
しかし、カウント式ならトナーの補充代金も含まれている場合が多いので、毎月の費用を事前に予測しやすいというメリットがあります。
⇒複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-
③ランニングコストが安い
一般的に、プリンターよりも複合機のほうが印刷単価は安いので、ランニングコストを抑えられます。
長く使うほど差が出るので、長期的に印刷機能を利用する予定がある場合は複合機を導入するのがおすすめです。
④さまざまな機能がある
前述したコピーやスキャン機能のほかにも、ICカードリーダーで認証したり、
ネットワークを構築して拠点間で印刷データを共有したりする機能が付いている複合機もあります。
複合機には、日々の業務を便利にするさまざまな機能が搭載されているのです。
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複合機を利用するデメリット
便利な一方で、デメリットもあります。導入の前に、事前に十分検討しましょう。
①本体の費用が高い
購入して使う場合、複合機の本体はプリンターよりも高額になります。
初期設定などの費用がかかることもあるので、初期費用が思ったよりも高くなることもあるでしょう。
高性能になるほど、価格は上がる傾向にあります。
②十分な設置スペースが必要
複合機はプリンターに比べるとサイズが大きいので、オフィスに設置するには十分なスペースが必要です。
天井が低かったり、通路の狭い部屋は機種によっては設置に適さない場合もあるので、設置場所を計測しておきましょう。
⇒オフィスを圧迫しないコピー機・複合機のサイズとその基準とは？
コストを抑えて複合機を使うには？
日々の業務を効率的に行うには、やはり複合機を導入するのがおすすめです。
とはいえ、あまりコストをかけられない企業も多いでしょう。
初期費用がネックになっているなら、レンタルやリースを検討するのも選択肢のひとつです。
特にレンタルなら1ヶ月単位でいつでも解約できるので、利用期間が決まっている場合などには便利です。
保守費用なども含まれているのが一般的なので、難しい手続きもなく安心して利用できます。
まとめ
ここまで、企業が複合機を利用するメリットやデメリットについて解説してきました。
プリンターに比べて多機能な複合機は、日々の業務を大幅に効率化してくれます。
機器の購入は予算面で導入が難しいという場合でも、レンタルなどの方法もあるので、ぜひ導入を検討してみてください。
補足
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