コピー機のセキュリティリスクと代表的な対策方法を紹介!!

更新日:

 

複合機、コピー機は従業員の生産性を向上させてくれる、日々の業務になくてはならない便利な機器です。

とはいえ、便利な分だけセキュリティリスクも付きものです。

 

オフィスに設置している複合機のセキュリティ対策を
どのように進めれば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

 

今回は、代表的なセキュリティリスクや、複合機、コピー機の機能を活用したセキュリティ対策について紹介します。

オフィスの複合機、コピー機のセキュリティに課題を抱えている方は、ぜひ最後までご一読ください。

 

複合機、コピー機に起こりやすいセキュリティリスクとは?

 

複合機、コピー機の利用にあたって、事前に考慮しなければならないセキュリティリスクはいくつか存在します。

ここでは、コピー機機に起こりやすい代表的なセキュリティリスクを紹介します。

 

①なりすまし

他人に成り代わった第三者がコピー機から情報を
発信するなどの「なりすまし」はよくあるセキュリティ事故
のひとつです。

 

自分の名前を勝手に利用されてしまうと、
知らないうちに何らかのトラブルに巻き込まれてしまう可能性もないとは言えません。

 

認証技術などを有効に活用して、
本人以外がデータを不正に送受信できない体制を整えるなどの対策が必要です。

 

②盗聴・改ざん

第三者が不正に複合機内のネットワークに侵入し、情報を盗み見たり、
勝手に内容を書き換えたりする被害
に遭うリスクも考えられます。

 

重要な商談や新商品の企画など、機密をのぞかれてしまうと業務に重大な影響を及ぼす場合もあるでしょう。

経理情報などの大切なデータを書き換えられてしまえば、正常な企業運営がままならないケースも起こり得ます。

 

③情報漏えい

印刷物を放置して紛失したり、コピー機内のデータを誤って第三者に
送信したりするなど、ヒューマンエラーによる情報漏えいは少なくありません。

 

ちょっとした会議資料などであれば大きな問題にはならずに済むかもしれませんが、
重要機密を誤って外部に流出させてしまうと、取引先を巻き込む大問題に発展するケースも考えられます。

 

外部からの攻撃によって情報が抜き取られるリスクにも対応すべきですが、
社内の利用者による操作ミスにも対策が必要です。

 

 

お安いレンタルをお考えの方はこちら(業界でもびっくりな価格表)

リースをお考えの方はこちら(メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い)

 

複合機、コピー機のセキュリティ対策には何がある?

 

日々の業務で起こり得るセキュリティ事故に対応するため、
コピー機を開発するメーカー各社はさまざまなセキュリティ対策を講じています。

それでは、具体的にはどんな機能があるのでしょうか。

ここでは、代表的な5つの機能を見ていきましょう。

 

①ユーザー認証

コピー機を利用するのが本人であることを確認するための認証機能です。

ユーザーIDとパスワードを入力しなければ印刷できないようにしたり、
ICカードにユーザー情報を記録して複合機で認証させたりするなどの方法があります。

 

印刷ログを残せるので、あるユーザーが異なるユーザーの名前を使って文書を送信するなどの行動を後から振り返る際にも役立ちます。

第三者が不正にデータを送信する「なりすまし」などに効果が期待できます。

 

⇒複合機・コピー機のICカード認証・パスワード認証とは?

 

②データ消去機能

コピー機に残っているデータを誤って転送してしまうなどの事故を起こさないために、
蓄積したコピー機内のデータを定期的に消去する機能です。

 

新しいデータが追加されるたびに古いデータに上書きするなどの方法がよく取られます。

外部から不正アクセスされたときに被害を食い止める意味もありますが、
内部の従業員によるヒューマンエラーを防止する効果
もあります。

 

③IPフィルタリング

事前に許可した特定のIP以外の接続を禁止する設定です。

IPフィルタリングを設定しておくと、外部のIPアドレスから複合機に
接続しようとしても自動的に拒否されるので、不正アクセスされる危険性が下がります。

 

第三者による攻撃や不正アクセスによる盗聴・改ざんなどを抑制する効果があると言えるでしょう。

 

④暗号化通信

印刷するデータを暗号化して、他者が解読できない状態にする方法です。

最近では、「SSL/TLS」と呼ばれる暗号化通信が一般的に使われています。

 

万が一不正アクセスによって情報が盗み出されたとしても、
暗号化されたデータを解読されなければ情報が完全に外部に流出することはありません。

 

アクセスされないことが第一ではありますが、されてしまっても漏えいを防ぐ予防策が重要です。

 

⑤送り先確認機能

FAXを送信する際に宛先のFAX番号を2回入力して、一致した場合にのみ送信を受け付ける機能です。

1回の入力では誤って宛先を設定している場合も考えられるため、二重に確認することで誤送信を防ごうとする目的があります。

 

あらかじめ送り先を登録しておくアドレス帳機能などと併せて活用すると、より厳重に誤送信を防止できるでしょう。

 

まとめ

 

ここまで、複合機、コピー機の代表的なセキュリティリスクや、具体的なセキュリティ対策について紹介してきました。

コピー機のセキュリティ事故は一歩間違えると
想像以上に大きなトラブルにつながる可能性もあるので、しっかり対策を取ることが大切です。

 

コピー機にはさまざまなセキュリティ対策の工夫が凝らされています。

上手く活用して、無用なトラブルを起こさない運用を心がけましょう。

 

お安いレンタルをお考えの方はこちら(業界でもびっくりな価格表)

リースをお考えの方はこちら(メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い)

 

” Category of Column "

ZEROコピー お得情報 豆知識 お客様の声

Copyright© ZEROコピ , 2020 All Rights Reserved.