コピー機、複合機を買い換えるときに注意するべきポイント!!

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複合機、コピー機を利用して一定の期間が経過すると、次の機種に買い替えを検討する場合が多いでしょう。

リース切れなどの理由が一般的ですが、唐突に買い換えが必要になる場合もあるので、
次の機種をどのように選ぶべきか悩んでいるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

今回は、複合機、コピー機を買い換える主なタイミングや、買い替えの際に注意すべきポイントなどについて紹介します。

新しい複合機、コピー機の選定にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

複合機、コピー機を買い換えるタイミング

 

一般的に複合機、コピー機は数年利用するケースが多いものの、買い替えが必要になる理由はさまざまです。

ここでは、コピー機を買い換えるタイミングとして代表的な3つの状況を紹介します。

 

リース契約期間が満期をむかえた

「リース契約」を更新する事を再リースと言います。

現在利用している複合機、コピー機をリース契約で利用している場合、リース切れのタイミングで新たな機種に買い換えるのが一般的です。

 

再リース契約できる場合もありますが、同じ複合機、コピー機を使い続けると経年劣化が発生し、
業務効率が落ちたり、故障が頻繁に起こったりする場合もあるでしょう。

 

だんだんと部品の取り扱いが少なくなり、ある日突然「もう部品を用意できない」と言われる可能性も否定できません。

思いがけず複合機、コピー機を使えなくなる事態に見舞われる前に、新しい機種に買い替えを検討することをおすすめします。

 

⇒コピー機のリース契約が終わったらどうなる?

 

複合機、コピー機が故障した

加入している保守の範囲内でカバーできる範囲の故障はそのまま修理して利用できますが、
明らかな自社の過失による場合など、保守の対象にならない故障も一部にはあります。

やむを得ず支払わなければならない高額な修理費を考えると、新たな機種に買い替えを検討した方が良い場合もあるでしょう。

 

ただし、リースを組んでいる場合は買い換えると残債の一括返済を求められる場合も少なくないので、
さまざまな事情も加味して最善の対応を決めることが大切です。

 

⇒保守契約で有料対応になる場合

 

レンタル利用でコピー機を変更したい

複合機、コピー機をレンタル契約で利用している場合は、基本的に利用期間に縛りはありません。

1ヶ月単位で契約を終了できるケースが多いので、オフィスの規模とコピー機の性能が見合わなくなってきた場合や、
使いたい機能が他の複合機、コピー機にしか搭載されていない場合は、コピー機をレンタルし直すという方法も考えられるでしょう。

 

リース契約のように残債などが発生しないので、比較的気軽に他の機種に乗り換えられるのがメリットです。

 

⇒コピー機を「レンタル契約」にするべきシチュエーション

 

 

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複合機、コピー機を買い換える際に注意すべきポイント

 

新しい複合機、コピー機を購入する際は、自社にとって最善の機種を選びたいものです。

ここでは、複合機、コピー機を買い換える際に注意すべきポイントを、3つの観点から紹介します。

 

複合機、コピー機の機能面

自社にとって必要な機能を満たしているか注意して検討しましょう。

現在使っている機能で引き続き必須のものもあれば、ほとんど使っていないオプションなどを契約している場合もあります。

買い替えのタイミングで機能の棚卸しを行うことをおすすめします。

 

今後必要としている機能があれば、
次に選ぶ複合機、コピー機にその機能が備わっているかどうかもしっかりとチェックすることが大切です。

 

複合機、コピー機の価格面

基本的に予算に合わせた複合機、コピー機を選ぶことになりますが、
安さだけを理由に購入すると、必要なスペックを満たしていないなどの事態につながる可能性もあります。

かといって必要のない機能を搭載している複合機を購入しても、使いこなせずに持て余してしまう場合もあるでしょう。

 

自社がかけられる範囲で最大限のコストパフォーマンスを発揮してくれる、バランスの良い機種を購入することが重要です。

設定した予算の中で最大限に希望を叶えてくれる機種を選ぶように心がけましょう。

 

⇒正しいコピー機の選び方で、機能もコストも損しない!

 

オフィスのレイアウト

機能や価格に満足できても、設置する場所が確保されていないと利便性を著しく損なう場合があります。

オフィスのレイアウトに合わせて、適切なサイズの複合機、コピー機を設置しましょう。

 

配線できる場所が業務スペースから遠いにも関わらず有線LANのモデルを購入してしまい、
従業員が毎回遠くまで歩いて印刷しに行かなければならないなどの不便を感じるケースも少なくありません。

状況に応じて、無線LANの導入なども検討することが大切です。

 

⇒コピー機の接続で気を付けること(有線接続・無線接続)

 

自社にとってお得な買い替え・乗り換えを検討しよう

 

新しい複合機、コピー機を購入するときに、契約方式をどのようにするかは重要です。

以前リースを組んでいた場合は新たにリース契約を締結する方法もありますし、
一括で購入して保守契約を別途結ぶという方法も考えられるでしょう。

 

リース契約ではなくレンタル契約に切り替えて、長期間の縛りがない契約で複合機、コピー機を利用する方法もあります。

 

リース契約は一度契約すると5~7年同じコピー機を利用するのが前提ですが、
レンタル契約であればすぐに契約を終了できるという強みもあります。

 

状況に応じて適切な契約方式は異なるので、
自社の現状を整理してからどの方法を選択するか決めると良いでしょう。

 

 

まとめ

 

ここまで、複合機、コピー機を買い換える主なタイミングや、買い替えの際に注意すべきポイントなどについて紹介してきました。

新たな機種を購入する際は、価格や機能のどちらかに偏りすぎず、ちょうど良いバランスの取れた機種を選ぶことが大切です。

 

リース契約や一括購入、レンタル契約など、契約の方法もさまざまです。

自社にとってメリットの大きい方法を選んで、十分な機能を備えた複合機、コピー機をお得に利用しましょう。

 

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