富士ゼロックスコピー機のおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス]

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複合機、コピー機の機能は様々ありますが、完全に使いこなせる方は少ないと思います。

様々な機能の中で今回は「ペーパーレスファクス(インターネットファクス)」の機能についてご紹介いたします。

 

日本一の出荷台数を誇る、富士ゼロックスの【ペーパーレスファクス】に焦点をあて解説させていただきます。

 

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■はじめに

 

複合機、コピー機には様々な機能が標準で備わっていますが、ペーパーレスファクスの機能もその1つです。

 

無駄な紙の出力を削減し、FAX文書の紛失情報漏えい防止、用紙のコスト削減にも繋がります。

とても便利な機能の1つである「ペーパーレスファックス」についてご紹介します。

 

 

ペーパーレスファクスとは

 

他のコピー機メーカーでは「インターネットファクス」と呼ばれている機能に類似しています。 

FAXで受信した文書を紙にプリントすることなく、この「ペーパーレスファクス」機能利用する事によりデータファイルとして保存されます。

 

予め設定する事で、受信したFAXデータを PDFに変換してファイルサーバーに保管したり、メールに添付して送信することができます 。

 

複合機、コピー機の機能によっては相手の電話回線ごとに、受信したFAXデータを振り分けて保存することができます。

 

また、送信はパソコンから直接FAXを送信することが可能なので無駄な紙を削減し、また席を立つ必要がないので作業効率と生産性が上がります。 

 

 

■ペーパーレスファクスの特徴

 

次にペーパーレスファクスのそれぞれの特徴について解説していきます。

 

共有フォルダに保存するだけではなく、メールでFAX送信が可能

 

冒頭でお伝えした通り、共有フォルダに受信したFAXデータを保存する事が可能です。 

 

また、複合機、コピー機にメールアドレスを予め設定しておく事で、
PDF形式のファイルを登録のメールアドレス宛にFAX送信する事ができます。(複数のメールアドレスに送信も可能)

 

FAX送信する際もわざわざコピー機に行く必要がないので業務効率が向上します。

 

 

簡単な操作でFAX設定の切替えが可能

 

複合機、コピー機にインターネットファクスを設定している際、サーバーやネットワークに何らかのトラブルが発生した時は簡単な操作で、
受信したFAXを紙で出力するという設定が簡単に切り替えることができます。

 

 

デバイス設定ツールで新規作成や編集が可能

 

デバイス設定ツールとはネットワーク上にある複合機、コピー機に対して、 パソコン操作から一括管理することができるソフトウェアです。

ネットワーク上にある機器の状況を把握し 、状況に応じて設定を変更することができます。

このデバイス設定ツールを使用することで、それぞ 複合機、コピー機に移動して操作をする必要がなく、パソコン操作のみで設定することができます。

 

 

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ペーパーレスファクスのメリット

 

①受信FAXをいつでも確認できる(テレワークにも最適)

受信したFAXを外出先でも確認できます。

共有サーバーに保管することやメールで受信して受け取ることもできるので、外出先でも確認できます。

パソコン上でFAXの送信受信の処理ができるので、例えば社内ネットワークにアクセスする仕組みがあれば、自宅やカフェ等の外出先から処理をすることができます。 

 

 

②受信FAXの自動仕分けが可能

ナンバーディスプレイに契約し、また使用している複合機が対応していれば

相手のファックス番号によって任意のフォルダに自動で仕分けをすることができます。 

 

 

③経費の削減

受信したFAXをすべて紙で印刷する必要がありません。

よって紙代やトナー代などの印刷にかかるコストを削減できます。

また、Eメールの添付ファイルとして直接送受信することで、通信費の削減にも繋がります。

 

 

④セキュリティ性が高い

受信したFAXが紙で印刷された場合、 受信されたことに気が付かないで放置されていることがあります。

その間に無関係の人の目に触れ情報漏洩に繋がることがあります。

 

 

 

 ペーパーレスファクス機能によって受信したFAXをメールアドレス宛に送ったり、サーバーに保管されるので無関係の人の目に触れることがなくなります。

また、FAX受信データを開く為に、パスワードを予め設定する事ができます。

 

その結果、情報漏洩を防ぐことができます。 

 

 

ペーパーレスファクスのデメリット

 

サーバー、ネットワークに障害が発生したときに、受信したファックスがエラーという形で紙で出力されます。 

しかし、簡単な操作で通常の紙で出力することができるので、大きなデメリットではないです。

この「ペーパーレスファクス」機能が紙やインク代のコスト削減、作業効率の向上等のメリットがあり、是非ともおすすめできる機能のひとつです。

 

 

まとめ

 

今回は富士ゼロックスの「ペーパーレスファクス」機能について解説しましたが、ご理解いただけたでしょうか。

「ペーパーレスファクス」機能の主な機能や特徴をまとめると、下記の通りです。

 

 

  • 受信したFAX PDF に変換してデータファイルとしてファイルサーバーなどに保管や登録のメールアドレス宛に送ることができる。
  • 受信だけではなく、FAX送信の際もEメール添付などで送信する事ができる。
  • 「ペーパーレスファクス」を利用する事で業務効率の向上や経費削減、情報漏洩を防ぐ事ができる

 

 

また、FAX受信時にメールアドレスにお知らせが届いたり、
アプリケーションで受信時にポップアップメッセージで知らせてくれるので、受信したファックス を見逃しにくくなります。 

 

ペーパーレス化が進んでいる世の中ですが、日本ではペーパーレス化があまり浸透していないのが現状です。

まずは、「ペーパーレスファックス」から試してみませんか?

 

 

補足

 

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスでも「ペーパーレスファクス」を推奨させていただいております。

「ペーパーレスファクス」「インターネットファクス」の存在は知っているけど、設定が面倒だからやっていない方が多くいると思います。

 

「ペーパーレスファクス」は多くのメリットが存在し、デメリットはほとんどない機能です。

 

【ZEROコピ】では複合機、コピー機の搬入時に「ペーパーレスファクス」の設定もさせていただいております。

 

複合機、コピー機の導入を検討している方は是非、お問合せください。

 

 

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