設立したばかりの企業がお得にコピー機を活用するために知っておくべきこと

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複合機、コピー機を導入したい!そのようにお考えの企業も多いでしょう。

 

しかし、設立したばかりの企業にとっては、複合機、コピー機を導入するのは決して容易ではありません。

 

そこで、ここでは設立して間もない企業がお得にコピー機を活用する方法に関してご紹介します。

 

 

ランニングコストを抑えたい場合にすべきこととは?

 

設立してまだ間もない企業の場合、これからのことを考えると、できるだけコストを安く抑えたいという思いが強くあるでしょう。

特に、複合機、コピー機は決して安い金額とは言えないために、ランニングコストのことで悩む企業が少なくありません。

 

まして、それほど大きくない企業だとランニングコストが高ければ経営が苦しくなるため、
できる限りランキングコストを抑えたい気持ちがあるはずです。

 

結論から言うと、複合機、コピー機を導入するにあたって、ランニングコストを抑えることは可能です。

 

その方法ですが、一括購入(買取り)ではなくリース契約やレンタル契約にして、毎月の支払金額を安くするやり方です。

一括購入であれば、複合機、コピー機を購入するのに新品だと100万円以上かかることも多くあります。

もし、設立したばかりの企業であれば、まだ利益が発生していないために、そんなにも多くのコストをかけるのは難しいでしょう。

 

そのため、ランニングコストをちょっとでも抑えるために、リース契約やレンタル契約で複合機、コピー機を活用するのがおすすめです。

 

⇒どっちがお得!?リースとレンタル契約の違いを徹底解説!

 

リース契約の場合、毎月のリース料を1万円~1万5千円ほどに抑えることが可能なため、
多くの企業は複合機、コピー機を導入する際、このリース契約をしています。

 

しかも、経費として計上できるのがリース契約の特徴です。

 

⇒コピー機は経費処理できる?

 

 

使いたい期間が決まっている場合はレンタル契約がお得

 

例えば、3か月間だけ複合機、コピー機が必要になった!というケースもあるかもしれません。

そのようなときには、リース契約ではなくレンタル契約が最適です。

 

なぜなら、リース契約だとだいたい5年~7年は最低でも契約しなければならず、
万が一途中で解約したくなったとしても、高い解約料金が発生
してしまうのです。

 

これにより、結果的にかなり割高となってしまうため、損をしてしまいます。

そうならないためにも、レンタル契約にするほうがかなりリーズナブルです。

 

レンタル契約の場合だと、
業者にもよりますが基本的にいつでもやめることができ、無駄な解約料金などが発生しません。

 

もし、3か月間だけ複合機、コピー機を使用したいという際には、
レンタル契約にすれば、コストを大きく抑えることが可能です。

 

ただし、レンタル契約だとリース契約と違って付帯できるオプションが
少ないことも考えられるため、何かあった際に面倒なこともあるでしょう。

 

それ以外であれば、できるだけコストを抑えたい企業にとっては、
レンタル契約は非常にマッチしているのではないでしょうか。

 

不況の影響もあって、いつ会社が倒産してしまうかわかりません。

 

リース契約だと、もし設立して3年目に倒産してしまったとすれば、
残りの契約がまだ残っており、その支払いがとても大変
となることが考えられます。

 

そのような観点からも、リスクヘッジとしてレンタル契約もコスト削減の1つとなるでしょう。

 

また、レンタル契約はリース契約と違い、審査が必要なく、連帯保証人をつける必要がありません。

 

高額な複合機、コピー機を気軽に借りる事ができる事もレンタル契約の強みといえます。

 

 

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印刷のスピード速度を下げることでコスト削減に

 

リース契約の場合だと、複合機、コピー機の印刷速度が速ければ速いほどリース料金が高くなってしまいます。

 

⇒印刷速度を簡単比較!3つの基準と2つの単位(ipm, ppm)

 

そして、当然ですが、カラー印刷とモノクロ印刷ではカラー印刷のほうが印刷コストは高いです。

 

⇒複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-

 

もし、設立したばかりで従業員の数があまり多くない、例えば10人ほどしかいないのであれば、
印刷速度を抑え、モノクロ印刷にするという手もあります。

 

これが大手企業だと、そうはいきません。

なぜなら、大手企業は従業員の数が500人を超えるような大人数のため、
印刷速度が遅ければ業務の効率が非常に悪く、全員分を印刷するのにかなりの時間を要してしまいます。

 

ですが、設立して間もない企業だと従業員の数も少なくそのようなことがないため、
印刷速度を落としてもさほど問題ないですし、多少業務の効率性が下がるだけです。

 

もし、ランニングコストを少しでも抑えたいのであれば、
印刷速度がそれほど速くないものにしてみるのも良いのではないでしょうか。

そうすることで、リース料金が抑えられるというメリットがあります。

 

コスト削減を目指してできるだけお得に複合機、コピー機を活用したい場合、
印刷速度がリース料金に影響を与えることを知っておいて損はありません。

 

⇒適正なコピー機の選び方!コピー機の印刷速度はどのくらいがおすすめ?

 

 

まとめ

 

ここまで、設立したばかりの企業ができるだけコストを抑える方法に関して説明しましたが、
ランニングコストを抑えたい場合、上記を実践してみてはいかがでしょうか。

 

そうすることで、ちょっとでも安く複合機、コピー機を自社に導入することが可能です。

 

一括で購入するのが大変な複合機、コピー機ですし、設立して間もない企業ならばなおさらでしょう。

そこで、レンタル契約やリース契約について詳しくなり、印刷速度によってもコストが違うということを知っておくのがベストです。

 

 

補足

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスでは、名前の通り複合機、コピー機をレンタル契約している会社になります。

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