コピー機利用者の上手な使い方!便利機能おすすめ5選!

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今回は、最近のコピー機や複合機に搭載されている機能の中から5つのオススメ機能をご紹介します!

全部使いこなすことが出来れば、確実に業務効率が上がります!

是非、参考にしてみてください!

 

 

クラウド連携

 

まず最初にオススメする機能は、コピー機のクラウドサービスとの連携です。

クラウドサービスとは、インターネット上にソフトフェアやデータを保存しておけるサービスのことです。

 

基本的にデータを保存するときは、受け入れ先となる記録媒体が必要になってきますが、
クラウドサービスはその記録媒体がハードディスクなどではなく、インターネット上にあるというイメージです。

 

最近の複合機、コピー機ならクラウドサービスと連携できるものが多くあるので、これを利用しない手はありません。

 

クラウド連携をしていな複合機、コピー機だと、データの呼び出しや編集などは、
いちいちパソコンを介して行わなければなりませんが、
クラウドサービスを利用することで、クラウド上から印刷したいもののデータを直接呼び出し、複合機、コピー機で直接印刷できるようになります。

 

また、複合機、コピー機以外のいろいろな端末からもデータを呼び出して編集することも可能です。

 

注意点としては、クラウドサービスには種類があり、代表的なクラウドサービスはいくつかありますが、それぞれで特徴や強みが違います。

 

しっかりと特徴を理解し、上手にクラウドサービスを利用しましょう。

 

・パソコンを介さずにコピー機で直接印刷できる

・スキャンしたデータをパソコンを介さずにクラウド上に保存できる

・他の端末から保存したデータを閲覧、編集できる

 

 

割り込みコピー、印刷

 

印刷データを大量に複合機、コピー機でコピー、印刷をしているとき、急ぎで違うものを数枚印刷しなければいけない状況に遭遇したことはありませんか?

 

何百枚ものコピー、印刷が終わるのを待つ必要はありません。

割り込み印刷機能を使って、必要な印刷をサッと済ませてしまいましょう。

 

割り込み印刷のやり方に関しては各コピー機やメーカーで細かな方法が異なってきますが、
基本的には操作パネルに搭載されている割り込みボタンを押すことで使用できるでしょう。

 

割り込みボタンを押せば印刷を中断することが出来るので、その間に新しいものを印刷出来ます。

印刷した後はもう一度割り込みボタンを押せば再開します。

 

複雑な機能ではないので、一度お使いの複合機、コピー機の割り込み印刷方法を調べて使ってみることをオススメします。

 

・大量印刷の途中に割り込んで印刷することができる

 

 

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FAXのPDF変換

 

最近の複合機、コピー機には、受信したFAXの文章をPDFデータに変換して保存できる機能が備わっています。

 

いちいち印刷しなくても端末間でPDFデータでのやり取りが出来るので、無駄な印刷を減らすことができるためオススメです。

 

こちらもやり方は各メーカーによって少し異なりますが、
基本的に複合機、コピー機本体で受信データボックスと宛先を設定しておくことで、受信したFAXデータが転送されPDF化出来るようになります。

 

設定には少し手順が要るので、こちらもお使いのコピー機の設定方法を調べてみると良いでしょう。

 

⇒京セラ複合機のFAX受信方法を4つ紹介

 

・読み取った文章をPDFデータ化できる

・端末間でPDFデータでのやり取りができる

 

 

ソート機能

 

こちらも最近の複合機、コピー機にはほとんど搭載されている機能です。

会社の資料冊子などを作成するとき、部数が多くて困ったことはありませんか?

 

例えば10ページ分の資料を50部印刷しなければならないとき、
手作業でやっていくとするとそれぞれのページを50部ずつ印刷し終わった後に
10ページを順番に仕分けて製本する必要がありますが、これは大変手間がかかります。

 

そんなときにソート機能が活躍します。

 

印刷する時に複合機、コピー機でソート設定をしておくことで、自動で部数ごとにページを仕分けて印刷することが出来るのです。

具体的には、まず1部目の1~10ページ目までを印刷してから2部目の1ページ目、といった順番に印刷することが出来ます。

 

知っていると知らないとでは効率や手間に大きな差が出てくるので、何ページもの印刷をする場合は、是非ソート機能を活用してみてください!

 

・部数ごとに順番にページをわけて印刷することができる

 

 

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フィニッシャー機能

 

こちらはオプションになりますが、ソート機能に関連した機能になります。

フィニッシャー機能は全ての複合機、コピー機に標準で搭載されている機能ではありませんが、オプション機能として取り付けることが出来る場合が多いです。

 

この機能を簡単に説明するならば、自動ホチキス止め機能です。

このフィニッシャー機能を使うと、ソート機能を使って印刷した資料をコピー機が自動でホチキス止めまでやってくれるようになります。

 

つまり人が行う作業としては複合機、コピー機のタッチパネルを操作するだけで、自動で冊子まで完成してしまうというわけですね。

 

また、このフィニッシャー機能では針無し有りを選ぶことができ、少ない枚数の印刷なら、
針なしを選ぶことで、シュレッダーにかけるときの針外しの手間も省くことができます。

 

ソート機能に合わせてフィニッシャー機能を導入することで効率がグンと上がるので、大変オススメの機能です。

 

・ソート印刷した書類を自動でホチキス止めしてくれる

 

⇒コピー機のフィニッシャーとは?

 

 

まとめ

 

複合機、コピー機の便利な機能をご紹介しましたが少しは参考になりましたでしょうか?

 

メーカー様の企業努力により、最近の複合機、コピー機には作業効率が少しでも上がるよう、非常に多くの便利な機能が搭載されています。

 

今回ご紹介した5つの便利機能は多くのコピー機で搭載されていますが、
しっかりと使いこなすことが出来れば業務効率アップは間違いありません。

 

これを機会に是非活用してみて下さい!

 

 

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