コピー機(複合機)のFAX送信方法『PDF変換など便利機能紹介』

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複合機、コピー機にはFAX機能もついているのはご存知でしょうか?

FAX機能は年々減少傾向にはありますが、まだまだ根強く現役で使われている機能になります。

今回は複合機、コピー機でのFAXの送受信方法と、コピー機を利用したFAXに関する便利機能をご紹介致します。

 

 

FAXの送信方法

 

複合機、コピー機についているFAXの一般的な送信方法をご説明します。

複合機、コピー機でFAXを送信するのはとても簡単です。

 

基本的にまず送信する書類を用意し、コピー機を操作してFAX送信を行います。

次にFAX送信する相手先のFAX番号を入力用意し、書類を原稿台か自動送り装置(ADF)に設置して送信ボタンを押すことでFAX送信することができます。

 

注意点としては、相手先のFAX番号を間違えないこと、また、書類を読み取らせる際に裏表を逆にしてしまわないように気をつけましょう。

 

原稿台に置おてFAX送信する場合は書類の表面をガラスにセット、

自動送り装置(ADF)を使う場合は書類の表面を上にしてセットしてFAX送信するのが基本です。

 

・送信したい書類を用意

・原稿台か自動送り装置に書類を設置し読み取らせる(裏表に注意)

・FAX送信ボタンを押す

 

⇒京セラ複合機のFAX受信方法を4つ紹介

 

 

自動送り装置(ADF)とは?

 

複合機、コピー機に書類を何枚も読み取らせたいとき、一枚一枚カバーを開けて原稿台にセットするのは面倒だし、効率が悪いです。

そんな時に使える機能が自動送り装置(ADF)です。

 

これは業務用のコピー機には必ず搭載されています。※コンビニに設置されているコピー機には搭載されておりません。

 

この自動送り装置(ADF)に書類をまとめてセットすることで、コピー機が自動で1枚ずつ書類を読み込んでくれます。

 

自動送り装置(ADF)を使う場合は、スライドする原稿ガイドを書類に合わせて読み取りボタンを押しましょう。

大量の書類をFAX送信したいときは是非、自動送り装置(ADF)を使ってみて下さい。

 

注意点として、自動送り装置(ADF)にセットできるのは普通紙のみとなっています。

厚紙や薄い紙などは通常のガラス面にて読み取るようにしましょう。

 

・自動送り装置(ADF)にセットすることで、複数枚の書類を自動で読み取ることができる

 

⇒コピー機の便利機能『ADF』でできること・注意点

 

 

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便利機能

 

続いてFAXに関連した複合機、コピー機の便利機能をご紹介致します。

 

1.インターネットFAX

実は複合機、コピー機のFAX送受信方法は2種類あります。

ひとつは通常の電話回線を利用したFAXですが、今回ご紹介するのはインターネットFAXといって、Eメールを使ってFAX送受信を行うものです。

 

インターネットFAXは電話回線を利用せず、インターネット回線を利用するため、通常のFAXと比べて小さな文字も鮮明に送受信することができます。

 

そして最大の特徴として、一度に複数のアドレスに対して送信することができるため、送信の手間を大きく省くことができます。

ひとつ注意が必要なのは、インターネットFAXは白黒モードのみの対応となっています。

 

・小さな文字でも鮮明に送受信することができる

・一度に複数のアドレスへ送信することができる

・白黒モードのみ対応

 

⇒富士ゼロックスコピー機のおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス]

 

 

2.FAXのPDF変換

PDFとは紙のデータや文書を表示することのできる国際基準のフォーマットですが、
複合機、コピー機は受信したFAXをPDFデータとして変換することが出来ます。

 

FAXのPDF変換を行うことで、データのまま情報の共有ややりとりができるため、受信したFAXを印刷せずとも確認することが出来ます。

そのため印刷代と手間を節約することが可能です。

 

機種によって設定の方法は少し変わってきますが、基本的にはまずコピー機本体にPDF受信用のフォルダーやボックスを作成、
受信したFAXを転送するよう設定し、あとはファイルの保存方法をPDFに設定するだけで完了です。

 

・閲覧可能な画像データでの送受信なので、いちいち印刷する必要がない(ペーパーレス)

・データのみでのやりとりになるので、書類の紛失、情報漏洩を防ぐことができる

 

 

3.FAXデータのメール転送

こちらはFAXで受信したデータを、Eメールなどのアドレスに自動で転送してくれる機能です。

 

この機能を使えばFAXで受信したデータをまずメールで確認することができ、
外出先ですぐにFAXデータの内容を確認したり、複数のFAXデータを同時に確認して印刷の必要がないものを省くことができます。

 

・外出先でもすぐにFAXの内容を確認できる

・メールで内容を把握できるため、印刷するものとしないものを選ぶことができる

 

 

4.宛先確認・誤送信防止機能

急いでFAXを送信したい状況でやってしまいがちなのが誤送信です。

情報漏洩のリスクを考えても、誤送信は絶対にやってはいけません。

 

各メーカーごとに違いはありますが、複合機、コピー機には宛先確認機能や、誤送信防止機能が搭載されています。

 

例えばシャープ製コピー機に搭載されている宛先確認機能では、FAX送信ボタンを押すと宛先確認メッセージが表示されるので、
事前に宛先の名称を設定しておくことで、FAX番号のミスタッチを防ぐことができます。

 

リコー製のコピー機では、送信前に再び宛先が表示できる他、複数の宛先を選ぶ時にミスタッチ防止の確認メッセージが表示されるようになっています。

 

・FAX送信時に確認メッセージを表示することで、誤送信を防ぐことができる

 

 

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まとめ

 

如何でしたか?

年々少なくなっているとはいえ、まだまだ日本国内においてFAXは現役です。

FAXを煩わしく思う方もいるかもしれませんが、ここで紹介した複合機、コピー機に
搭載されている機能を上手く利用すれば、むしろ費AXを使うことで業務効率を伸ばすことも可能です。

 

手間をかけずに効率よくFAXを利用して、より良い仕事環境を作っていきましょう!

 

 

補足

 

大型コピー機レンタル【ZEROコピ】では搬入設置時にFAX設定も行っております。

今回ご紹介した通りFAXの送受信はいくつか存在します。

 

お客様にあわせた送受信方法をご教授させていただきます。

搬入設置時以外にも電話サポートで無料相談、サポートさせていただきます。

 

複合機、コピー機の導入を検討している方は是非、お問合せください。

 

 

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