複合機、コピー機を導入する際はリース契約や一括買取り、レンタル契約があります。
また、保守契約の種類もさまざまあり、それに応じて料金体系が異なります。
リース契約や一括買取りで複合機、コピー機を導入した場合は一般的にカウンター保守契約を結びます。
また、レンタル契約の場合はカウンター保守契約以外にも定額制プランなど様々な保守契約が存在します。
今回の記事では、様々ある保守契約の料金体系について深堀したいと思います。
冒頭に伝えた通り、複合機、コピー機を導入する方法は
リース契約や一括買取り、レンタル契約など様々あり、それに対して保守契約も多く存在します。
保守契約内容を少しでも理解を深め、自分に見合ったコピー機選びをしていただければと思います。
カウンター保守と定額制の違い
業務用の複合機、コピー機は家電製品などとは違い、機械に対しての保証や無償修理などの制度がありません。
精密機器なので、不具合があれば、ちょっとした修理でも修理代が10万円以上かかってしまうケースもあり、
保証がないのでその都度、実費で支払うことになります。
そのため複合機、コピー機の利用には、日々の保守・メンテナンスが不可欠になります。
複合機、コピー機をリース契約や一括買取り、レンタル契約で導入する場合には、
修理や保守メンテナンスはメーカーや保守会社、レンタル契約の場合は貸出業者がやってくれます。
定期的なメンテナンスから壊れた部品の修理・交換やトナーカートリッジなどの消耗品の手配までしてくれます。
リース契約する際には本体のリース料金とは別に「保守契約」を結ぶことが必要になります。
なので、複合機、コピー機をリース契約で導入した場合の月々の支払いは「リース料金 ＋ 保守料金」となります。
この保守料金の契約のなかで、いちばんよく使われているものが「カウンター保守契約」です。
複合機、コピー機のリース契約では、8割以上がこのカウンター保守契約を結んでいます。
カウンター保守契約では、コピー機に内蔵された装置でモノクロ／カラーそれぞれの印刷枚数をカウントし、
印刷した枚数によってカウンター料金が請求されるという仕組みです。
カウンター料金はモノクロとカラーでは設定されている1枚印刷するあたりの料金が異なります。
⇒複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-
そのカウンター料金を支払うことで、定期メンテナンスや故障時の対応、トナーなどの消耗品交換といったサービスが受けられます。
カウンター保守はもっともポピュラーな保守料金の契約ですが、
カウンター料金は印刷枚数によって変動するので、毎月の費用はバラバラで、経費の予測も困難になります。
カウンター保守のこうした欠点をなくしたのが定額制です。
複合機、コピー機の定額制はレンタル会社が採用している事が多いです。
定額制では、保守料金は印刷枚数に応じて支払うのではなく、毎月定額で支払います。
しかも、定額制を採用しているレンタル会社の多くは、「リース料金 ＋ 保守料金」の合計金額を提示してくれています。
料金が明確でわかりやすく、経費の予測も、金額が一定なので簡単です。
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定額制の超過料金とは？(レンタル契約)
複合機、コピー機の保守料金定額制の契約では、カウンター保守契約のような、一枚印刷するごとにいくらといった従量課金は発生しません。
印刷枚数が多くても少なくても、料金は一定です。
ただし、定額契約はほとんどの場合、印刷枚数の上限が設定されています。
通常の使用では問題ない枚数に設定されていますが、印刷枚数があまりに多くて上限を超えてしまうと、超過料金が発生します。
複合機、コピー機は、印刷した分だけ消耗品を消費しますし、機械そのものも傷めることになります。
印刷枚数が多ければ多いほど、より多くの保守費用が必要になるわけです。
定額制の料金は「本体のリース料金 ＋ 保守料金」ですが、設定された印刷枚数の上限は、
「この料金で対応することができる保守メンテナンスの上限」に達する枚数、ということです。
設定された上限を超えて印刷すると、超過分に対してはカウンター保守と同じように、一枚いくらといった超過料金が必要になります。
定額制の超過料金について(レンタル契約)
超過料金については、レンタル会社や契約プラン、導入する本体の機種によっても違ってくるために
明確な数字はありませんが、だいたいモノクロ2円／枚程度、カラー15円／枚程度のようです。
一枚あたりにかかる料金としては、カウンター料金とあまり変わりません。
しかしカウンター保守契約の場合は、定期メンテナンスや故障の修理など、
すべての保守メンテナンス費用を印刷枚数で割ったものと考えることができるので、
一枚あたりのカウンター料金にはすべての保守費用が含まれています。
対して定額制の超過料金は、基本料金で定期メンテナンスや故障の修理・交換などのための保守費用をすでに支払っており、
一枚当たりの超過料金は「この印刷で消耗した分の保守料金」と考えることができるでしょう。
カウンター料金がすべての保守費用を含んでいて、定額制の超過料金は「この印刷で消耗した分の保守料金」だとすれば、
カウンター料金と定額制の超過料金の一枚当たりの価格が同じくらいなら、定額制の超過料金はやや割高であると言えるでしょう。
また、超過料金が発生すると、定額制のメリットである「定額であること」も失われてしまいます。
繁忙期に「印刷枚数の上限を超えてしまった」というのは仕方ないかもしれません。
しかし、頻繁に印刷枚数の上限を超えてしまうようなら、もっと印刷枚数の上限が多いプランに変更すると良いでしょう。
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まとめ
複合機、コピー機の保守契約では、シンプルでわかりやすい料金体系の定額制があります。
しかし、定額といっても印刷枚数には上限があり、上限枚数を超えると超過料金が発生します。
超過料金はひどく高いわけではありませんが、やや割高になるため、
印刷枚数の上限を頻繁に超えるのなら、プランの見直しをすると良いでしょう。
用途や印刷枚数に合ったコピー機や料金プランを選ぶことで、よりお得にコピー機を導入することができます。
補足
大型コピー機レンタル【ZEROコピ】サービスでは定額制プランも採用しております。
定額制プラン【zerocopy standard】では
業務用コピー機の〈本体料金+保守料金〉あわせて9,800円/月で設定しております。
一ヶ月の上限枚数は中小企業で平均的なモノクロ2,500枚/月、カラー500枚/月でサービス展開しております。
月間上限枚数を超えた場合はモノクロ1.5円/枚、カラー15円/枚で対応させていただきます。
また、上記の月間枚数以上の印刷をご希望の方はお客様にあわせたプランをカスタマイズさせていただいております。
繁忙期など印刷枚数が極端に多くなる場合はプランの見直しもさせていただいております。
複合機、コピー機の導入を検討している方は是非、お問合せください。
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