コピー機・複合機を導入する際には、ほとんどの場合は定期メンテナンスを含む保守契約も一緒に契約していることでしょう。
保守契約ではカウンター保守契約が一般的で一枚印刷する度に発生するカウンター料金を保守会社に支払えば保守・メンテナンスが無償で受けられる契約となります。
定期メンテナンスを行っていれば、大きな故障をすることは少なくなりますが、
コピー機・複合機は精密機械のため、どうしても故障ゼロにすることは困難で、小さなトラブルは発生してしまいます。
この記事では、普通にコピー機を扱っていても発生してしまう、
よくあるトラブルや故障の事例、その対処法やどのように扱えば故障しにくくなるかをご紹介します。
トラブルや故障で、すぐに業者を呼ぶべき？
仕事中にコピー機・複合機がトラブルを起こして、困ってしまった経験をお持ちの方も少なくないでしょう。
そんな時には、すぐに業者を呼ぶべきでしょうか？
保守契約で業者が無料で駆けつけてくれることになっているのなら、費用は発生しないでしょう。
しかし、保守業者が来るまでの間は仕事が止まってしまいます。
また、保守サポート窓口に連絡してから保守員がすぐに駆け付けてくれる保証はありません。
保守会社にもよりますが、基本的に訪問メンテナンスは翌日対応になってしまいます。
ましてや、保守会社は土日祝日がお休みになるので土日祝日も関係なく営業している会社にとっては仕事に支障がでてしまいます。
コピー機・複合機の「よくある」トラブルには、ご自身で直せるものが多くあります。
ご自身で直すことができれば、保守業者を待たずにすぐに仕事を再開する事ができます。
まずは「よくある」トラブルかどうか、ご自身で直せる問題かどうかを確認して、
もし原因がわからない場合や、手に負えない問題である場合に保守業者を呼ぶのが良いでしょう。
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よくあるトラブル・故障と対策
コピー機・複合機で起こりやすいトラブルをいくつかご紹介します。
それぞれのトラブルについて、なにが原因と考えられるのか、どのような対策をとればいいのかも合わせてご紹介していきます。
◆紙詰まり
紙詰まりは、詰まった紙をゆっくり丁寧に引き抜くことで解決できます。引き抜く際は紙が破れてしまわないように注意しましょう。
紙詰まりの原因は、主に下記４つの事例があります。
①紙の問題
②セットの問題
③ゴミ・異物の混入
④機械の問題
「紙の問題」は、対応する用紙を使っていない、裏紙や再利用紙を使っている、紙が多すぎる（少なすぎる）、
湿気や保管状況が原因で用紙が変形している、などが考えられます。
正しい用紙を正しく保管して使用することで、用紙が原因となる紙詰まりは軽減します。
「セットの問題」は、用紙が正しくセットされているか確認すること、
ごみ・異物の混入の問題は、異物を取り除くことで解決するでしょう。
「機械の問題」による紙詰まりは、ローラーが汚れている、または摩耗していることが原因と考えられます。
ローラーの汚れは清掃で解決しますが、摩耗の場合は部品の交換が必要になるので、業者に相談しましょう。
紙詰まりトラブルはコピー機・複合機によっては対処方法が操作パネルに表示されます。
操作パネルの指示に従って対処すれば改善する事が可能です。
◆印刷されない
「パソコンから印刷の操作をしたのに、印刷されない」というトラブルも、よくあるトラブルのひとつかもしれません。
印刷されないトラブルの原因は、主に下記3つの事例があります。
①接続の問題
②パソコン側の問題
③印刷ジョブが溜まっている
「接続の問題」は、パソコンかコピー機のLANケーブルが抜けて（緩んで）、接続に問題が起こっていることが考えられます。
パソコンがインターネットにつながっているか、コピー機のLANケーブルは正しく接続されているかを確認しましょう。
「パソコンの問題」は、まず、印刷するためのプリンターのドライバが正しく設定されていないことが考えられます。
この場合はどこに問題があるか確認する必要があります。
調べても分からない場合はプリンタードライバーをアンインストールして再度、インストールし直す事もひとつの手段です。
もうひとつは、同時に複数のソフトなどを使用しており、パソコンの処理機能が低下して、プリンターのドライバが機能していない状況が考えられます。
この場合には、余計な作業を終了してからもう一度試してみましょう。
「印刷ジョブ」が溜まっている状況は、FAXの接続をしていたり、他の誰かがデータの大きいものを印刷しようとしているときに起こります。
本体の表示で印刷待ちを確認することができますので、「印刷されない」と不安になったら、一度確認してみましょう。
◆黒い線が入る
比較的発生頻度が高いトラブルとして、印刷物に黒い線が入ってしまうようになる、という状況があります。
この問題の主要な原因としては、原稿読み取り部のガラスやミラーが汚れていることが考えられます。
表面の汚れであれば、清掃で解決することができます。
もしも汚れが内部にあるのなら、コピー機・複合機の内部には高圧電流が流れていて危険なので、業者にお願いしましょう。
また、汚れでなく部品の摩耗などが原因の場合には部品交換が必要になるので、こちらも保守業者にお願いしましょう。
◆異音
コピー機・複合機からいつもと違う「異音」がする場合には、原因のひとつとして、開閉や取り外しができるパーツがうまく嵌まっていないことが考えられます。
トナーカートリッジや給紙カセット、側面パネルなど、異音がする部分の付近のパーツを挿し直してみると良いでしょう。
また、用紙の切れ端が本体内に残っていたり、非純正トナーを使っていたりすることが異音の原因となることもあります。
これらの原因以外の異音の場合は、故障の可能性が高いので、保守業者に修理を依頼しましょう。
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まとめ
コピー機・複合機を使用するうえでよくあるトラブル・故障についてご紹介しました。
「よくある」トラブルは、大きな故障ではないため、多くのケースではご自身で対処することが可能です。
トラブルの種類と原因をご理解いただくことで、トラブルを減らし、より快適にお使いいただけるでしょう。
補足
大型コピー機レンタル「ZEROコピ」でも、保守・メンテナンスはもちろん無償対応となります。
「ZEROコピ」サービスでは電話で解決できないトラブルの場合は基本的に当日対応をさせていただいてます。
当日対応が困難な場合は遅くても翌日の午前中までに対応させていただきます。
訪問費用や部品交換などもすべて無償対応いたします。
また、弊社のコピー機・複合機ではトラブルが発生した場合タッチパネルでトラブル解消のガイダンスが流れます。
タッチパネルの指示に従ってトラブル解消をする事が可能です。
また、上記で述べたトラブル事例に関してはマニュアルをご用意しておりますのでご安心ください。
コピー機・複合機の導入えお検討している方は是非、お問合せください。
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