年賀状を印刷するために、毎年印刷会社に依頼している、という方も少なくないでしょう。
しかし、印刷会社に頼むと費用が高くなるので、「どうにかコストを抑えたい」とお考えの方もいると思います。
普段オフィスでお使いのコピー機、複合機のほとんどには、はがきに印刷する機能が標準で備わっているので、
新しい設備を導入することもなく、コピー機、複合機を使って年賀状印刷を内製化することが可能です。
印刷会社へ依頼していたのを会社のコピー機、複合機での印刷にすれば、大幅にコストを抑えることができます。
しかし、普段からはがきの印刷に慣れていないと、思った位置に印刷されなかったり、
紙詰まりを起こしてしまったりと、なかなか上手くいかないかもしれません。
今回は、そんな難しい年賀状印刷をするためのコツをご紹介します。
手差し印刷機能を使う
業務用のコピー機、複合機ではがきを印刷する場合には、「手差し印刷機能」を使用します。
手差し印刷ではがきを印刷する場合には、必ず試し刷りをして、印刷の向きや印字位置のずれ、
色味などを確認してから、本番の印刷を始めると良いでしょう。
はがきの価格も馬鹿にならないので、手差し印刷に慣れていない方は試し刷りはおすすめします。
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「インクジェット用はがき」は使用不可
年賀状用などに売られている「インクジェット用紙」のはがきは、業務用ののレーザーコピー機、複合機では使用できません。
インクジェット用紙は、インクジェットプリンターでの印刷に適した「はがき」で、表面にはインクが定着するようにコーティングがされています。
家庭用プリンターはインクジェットプリンターがほとんどのため、家庭で年賀状を印刷するのにはインクジェット用紙のはがきが最適です。
しかし、業務用のコピー機、複合機のほとんどは、熱を利用してトナー（塗料）を紙に定着させる方式なので、インクジェット用紙は適していません。
インクジェット用紙をトナー方式のコピー機で使ってしまうと、用紙表面のコーティングが溶けてしまい、コピー機内のパーツに付着する可能性があります。
もしも業務用のコピー機、複合機でインクジェット用紙を使用すると、故障の原因になることもありますので、必ず普通紙を使用し、印刷前にはしっかり確認しましょう。
また、もともと印刷がされているはがきや、特殊な加工のされている紙も、コピー機、複合機での印刷には向いていません。
トナー方式の業務用のコピー機、複合機では、特殊なコーティングのない普通紙を使用するのが、トラブルもなく、いちばんきれいに印刷できる方法です。
「インクジェット用紙」ではなく、「普通紙」の年賀はがきを使用するように注意しましょう。
⇒どう違うの！？インクジェットとレーザープリンターを徹底比較
はがきの静電気除去
購入してきたばかりのはがきは、静電気ではがき同士が密着していることがあります。
はがき同士がくっついたままの状態で印刷をしようとすると、うまく紙送りができず、はがきがローラーなどに引っかかって、紙詰まりを起こしてしまう可能性があります。
コピー機、複合機にセットする前に、はがきとはがきの間に空気を入れるようにして“さばく”ことで、静電気によるはがき同士のくっつきを解消することができます。
はがきは通常の紙よりも厚みがあって面積も小さいため、紙送りがしにくく詰まりやすい用紙です。こうした準備をすることで、スムーズに印刷できるようになるでしょう。
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はがきを正しくセットする
手差しトレイのはがきをセットする位置に、はがきが正しくセットできていない場合には、
印刷の向きが違ってしまったり、印刷位置がずれてしまったりすることがあります。
お使いのコピー機、複合機の説明書をよく読んで、はがきを正しい位置にセットしましょう。
また、手差しトレイにはガイドの目印がありますので、そのガイドに沿ってはがきをセットしてください。
セットする位置がガイドからずれていたり、はがきが斜めにセットされていたりすると、紙詰まりの原因になります。
また、一度にセットするはがきの量が適正量を超えてしまっている場合にも、上手く紙送りがされません。手差し印刷のセット部分に、
ガイドの目印がありますので、はがきをセットしたら、適正量を超えていないか確認しましょう。
コピー機の印刷設定
手差しではがき印刷をする際はコピー機、複合機の設定と印刷前のパソコン設定が必要になります。
業務用のコピー機は、はがき印刷の設定ができるので手差しの用紙を【はがき】にする必要があります。
また、印刷処理を掛ける前に【手差し印刷】に設定し、用紙種類を【はがき】に設定する必要があります。
この設定を間違えてしまうと、印刷の処理が掛からないのでコピー機、複合機の設定とパソコンの設定をしっかり確認しましょう。
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フチなしの印刷は不可
フチなしのデザインの年賀状を作ることができたら、印刷会社に頼むのと
自社のコピー機、複合機で印刷した年賀状には、大きな差はないと感じるかもしれません。
しかし、コピー機、複合機の印刷の工程上、フチなしのデザインでの印刷はできません。
内製化すればコストは抑えられますが、この点だけは印刷会社にはかないません。
パソコン側の設定で、フチなしでの印刷を指定することができますが、こうした設定をしても印刷の工程上フチをなくせないため、
印刷されたものには必ずフチが付いてしまいます。こうした点を考慮して、フチがあってもおかしくないデザインにできると良いでしょう。
まとめ
今回は年賀状印刷にフォーカスを当てて説明しましたが参考になりましたでしょうか？
年賀状の印刷は印刷会社に依頼しなくても、業務用のコピー機、複合機を使って、コストを抑えて内製化することができます。
しかし、はがきの印刷は、普段使っている印刷とはすこしだけ異なる部分もあるために、いくつか注意するべきポイントがあります。
コピー機、複合機の便利な機能を活用して、内製化でコスト削減につなげましょう。
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