業務用コピー機(複合機)をオフィスに新しく導入したり、または入れ替えたりという時には、スムーズに利用開始できるのが理想です。
ただ事前の状況確認や手配によってはトラブルが起きてしまうこともあります。
ここでは業務用コピー機(複合機)設置時に起こりがちなトラブル事例4つと、その予防策や解決策について解説します。
業務用コピー機(複合機)の新規導入や入れ替えを計画中の事業者様は、是非ご参考にしてみてください。
この記事でわかること
・業務用コピー機(複合機)設置時によく見られるトラブル事例
・トラブルの防止法
業務用コピー機(複合機)の設置時の4大トラブル
業務用コピー機(複合機)設置時によくあるトラブルとしては以下の4つがあります。
・エレベーターがなくて運び込めない
・配線が届かず接続できない
・古いコピー機撤去前で設置できない
・ネット工事が完了していない
ではそれぞれ詳しく見ていきましょう。
事例①【エレベーターがなくて運び込めない】
「そんなことで？」「運べるでしょ？」と思われるかもしれませんが、業務用コピー機(複合機)はかなりの大きさと重量があり、精密機械になります。
ですので、エレベーターがない場合、そのことを事前に搬入業者に伝えていないと、設置当日になって「人員不足」ということになりかねません。
精密機械のコピー機を数人で持ち上げ、階段を上って運び込まないといけないので、状況によっては搬入ができなくなります。
そうなると再度、日を改めて、人数を増やして設置に来てもらうということになってしまいます。
業務用コピー機(複合機)の設置ができず再日程になると追加料金が発生してしまいます。
また、階段作業も追加料金が発生するので注意が必要です。
予防策は単純で、「エレベーターの有無を忘れずに伝えること」また、階段作業が必要な場合は
「階段数」「階段の幅」などの情報を事前に伝えておくといいでしょう。
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事例②【配線が届かず接続できない】
これはオフィスの設置だけではなく家庭でもよく起こる問題です。
業務用コピー機(複合機)をLANケーブルでパソコンと接続するわけですが、設置場所によってはLANケーブルが短すぎて届かないということが起こります。
この問題の防止策も単純で、設置場所が決まったら、どれくらいの長さのLANケーブルが必要か確認しておくことが必要です。
コピー機設置日の当日に急いで買いに行くなんてこともできますが、できればスムーズに進めたいものですよね。
コピー機を無線接続でつなげば、ケーブルの問題は解決できますが、コピー機によって無線接続ができない機種もあるので事前に確認する事が必要です。
また、無線接続だと印刷時などに電波を飛ばして処理をするので、電波障害が生じた場合は印刷物が出てこないなどの事例があります。
なので、業務用コピー機(複合機)の接続は有線接続をおすすめします。(LANケーブルで繋ぐ)
業務用コピー機(複合機)の設置場所や接続方法については事前に業者と相談しておくとスムーズに作業ができるので確認しておきましょう。
事例③【古いコピー機の撤去前で設置できない】
こちらはなんとも段取りの悪い話ですが、意外によく起こる問題です。
もちろん当日になって古いコピー機を別の場所に移動させることもできますが、できればスムーズに設置を進めたいところです。
やはり前もって古いコピー機を撤去、処分しておくのがいいでしょう。
ただ、タイミングを考えなければ、コピー機が使えない不便な期間ができてしまいますので注意が必要です。
古いコピー機の処分には取り決めがありますので、事前に手続きをしておかないと、当日いきなり廃棄ということはできません。
大型・小型に関わらず、コピー機は「産業廃棄物」として処分するよう義務付けられております。
なので、産業廃棄物の専門業者に事前に相談する必要があります。
又は新しく業務用コピー機(複合機)を導入した会社が引き取ってくれる場合もあります。
まずは新しくコピー機を導入する業者に「コピー機の撤去も可能か？」確認する事をおすすめします。
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事例④【ネット工事が完了していない】
これから「仕事を開始される方」や「新設法人」などの設置時に良くある事例になります。
ネット工事が完了していないと業務用コピー機(複合機)を設定する事ができません。
コピー機を置く事はもちろんできますが、インターネットの接続がない為、コピー機の設定やパソコン設定ができなくなります。
そうなると、後日に再設定となってしまい追加料金が発生してしまいます。
インターネットはお申込してからネット工事までに時間が掛かります。
3月4月などの引越しシーズンの繁忙期になると申込してから1ヶ月以上掛かる場合があります。
通常でもネット工事まで2～3週間の時間が掛かります。
なので、インターネットの手配は最初に考えてスケジュールを組む必要があります。
また、ネット工事をしても何らかの問題でインターネットが開通しない場合もあります。
なので、業務用コピー機(複合機)の設置はネット工事日の翌日以降で設定する事をおすすめします。
事前確認でほとんどのトラブルは回避できる
業務用コピー機(複合機)の設置時によく見られるトラブルを4つご紹介しましたが、どれも単純なものだと思います。
コピー機業者と事前に確認しておけば簡単に回避できるものです。
コピー機業者が事前に確認する事を忘れる場合もあるので、搬入設置はしっかり確認して進めていきましょう。
まとめ
今回の記事は参考になりましたでしょうか？
お伝えしている通り、コピー機業者と事前に確認しておけば設置時のトラブルは回避できます。
また、トラブルが起きてしまった場合は基本的に追加料金が発生してしまうので、必ず確認は怠らないようにしておく事が必要です。
しっかり確認しておけばお互いスムーズに搬入設置ができるので設置業者に細かく確認しましょう。
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