業務で毎日、コピー機(複合機)を使っているという方も多いと思います。
ですが、オフィスにあるコピー機にどんな機能が搭載されているのか知っていますか？
最新のコピー機(複合機)には便利な機能が搭載されており、意外と知らないこともあるはずです。
基本的なコピー、プリントアウト、ファクス、スキャンなどは使っていても、
それ以外の機能はなかなか使わないという場合がほとんどではないでしょうか。
この記事では機能やスペック、または知っておきたい知識について詳しく解説させていただきます。
少しでも興味のある方はぜひ最後まで読んでみてください。
複合機とプリンターの違い
意外と知られていないですが、複合機とプリンターには違いがあります。
現在、多くの会社で使われているのが「複合機」と呼ばれる機械です。
また、ご家庭で使われているのが「プリンター」が多いと思います。
複合機、プリンターを総称してコピー機と言われたり、
コピー機能のみ搭載の機械をコピー機と言ったりする場合もあります。
複合機はコピー機能だけでなく、プリントアウト、ファクス、スキャンなどさまざまな機能が１台で使うことができます。
ひと昔前はプリンター、FAX機(電話機)、スキャナー機をそれぞれ購入して
利用していましたが、今では1台で集約できる複合機が主流になりました。
プリンターに比べて複合機の方が本体価格は高くなりますが、
一般家庭でも利用できるように複合機の本体価格は安くなっております。
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複合機の型番によって印刷速度が違う
コピー機(複合機)では「１分間にA4サイズ片面のモノクロ・カラー印刷が可能な枚数」が機種ごとに決められています。
従業員の人数も多くなく、毎月の印刷枚数もそこまで多くない会社では
1分あたり２0〜２５枚の連続印刷が可能な複合機を使っている場合がほとんどです。
現在、使っているコピー機(複合機)の印刷速度がわからないという方は
複合機に書かれている機械の型番をチェックしてください。
例えば…
MP C2504… 25枚機
TASKalfa 4053… 40枚機
メーカーや機種によって異なりますが、書かれている数字の前の２ケタが印刷速度を表しています。
印刷速度が早いほどスペックが高く、本体代金も高額になります。
現在の印刷速度を遅く感じている方は、
次にコピー機(複合機)を切り替えるタイミングでスペックを上げた方が業務中に感じるストレスが少なくなるはずです。
印刷速度から適切な複合機の選び方はこちらの記事を参考にしてください。
⇒適正なコピー機の選び方！コピー機の印刷速度はどのくらいがおすすめ？
パソコンから直接ファクスを送受信することができる
通常FAXを送信するときには原稿送り装置(ADF)かガラス面に用紙をセットします。
しかし、そのやり方だと送りたい書類を紙で用意しなければなりません。
コピー機(複合機)と同じネットワーク内に繋がれたパソコンを使えば、インターネットFAXという機能が使えます。
インターネットFAXを使えば、パソコンにあるデータをプリントアウトしなくてもファクスを送信できます。
また、ファクスを受信する際もプリントアウトをせずに指定のパソコンや
メールアドレス宛にファクスデータを送る事ができます。
その機能を使うためには、現在使っているコピー機(複合機)のメーカーのホームページから専用のドライバーをインストールするだけで利用する事ができます。
送信するときには、コピー機(複合機)に登録するアドレス帳から選択することもでき、
送付状のテンプレートも用意されています。
インターネットFAXを使えば用紙やカウンター代の節約にもつながるのでぜひ活用してみてください。
インターネットFAXに関する詳しい記事はこちらからどうぞ
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交換したトナーは勝手に処分してはいけない
知っている方も多いかもしれませんが、コピー機(複合機)を使ったことがない方もいるかもしれないので触れておきます。
トナー交換し、不要になったトナーカートリッジは産業廃棄物として
扱われるので、家庭ゴミと一緒に処分することはできません。
使用済みトナーカートリッジの回収方法は２種類あります。
①新品のトナーを届けてくれる配送業者の方に渡す
②販売代理店に連絡して回収してもらう
交換したトナーカートリッジが溜まっていくとどうしても邪魔になってしまうのでこまめに回収を依頼しましょう。
ちなみに、家庭用のインクジェットプリンターのインクカートリッジは
家電量販店の店頭に回収ボックスがあるのでそちらを利用しましょう。
２色印刷
２色印刷という機能はリコーや京セラなどの１部のメーカーのみ対応の機能です。
どんな機能かというと、モノクロ＋１色のカラーの単価がカラー印刷の単価より安く印刷ができるといったものです。
２色印刷はモノカラーという事もあります。
モノクロの書類に赤の印鑑が押してある書類や、赤文字が少しでも入っている書類は通常カラーの料金ですが、
２色印刷が使えるコピー機(複合機)ならカラー印刷より安く印刷が可能なので、カウンター料金の節約になります。
現在使っているコピー機(複合機)が２色印刷に対応していれば、積極的に使いたい機能です。
⇒複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-
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まとめ
この記事ではあまり知らないコピー機(複合機)の豆知識について解説させていただきました。
どのコピー機メーカーも性能に大きな違いはありませんが、細かな機能や使い勝手は異なります。
コピー機(複合機)についての知識が少しでもあれば、
今後のコピー機選びや業務の効率化にもつながるので、コピー機選びは慎重に行う事が重要です。
補足
自分にあったコピー機を選ぶ事はなかなか難しいのが現状です。
様々なメーカーがあり、そのメーカーでも型番によって特徴が異なります。
これからコピー機の導入を検討している方は、まずはいろんな業者から見積を取得する事が大切です。
そうする事によって、自分にあったコピー機が把握できていくと思います。
弊社のZEROコピでも様々のメーカーのコピー機をご用意しております。
また、大型コピー機レンタル「ZEROコピ」では月額2,980円から業務用コピー機をご用意させていただいております。
検討している方は是非、お問合せください。
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