業務用コピー機は個人でも使える?

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テレワークやフリーランス、個人事業主の方などで、

「大量の印刷が必要だけど時間がかかる……」

「もっと簡単に文書管理ができれば……」

とお考えになったことはありませんか?

 

個人でのコピー機(複合機)利用となると家庭用のものを思い浮かべがちですが、
結論から言うと個人でも業務のためにコピー機(複合機)を利用されるのであれば、業務用コピー機がオススメです。

 

今回はそんな業務用コピー機について、
家庭用との違いからオススメする理由、そして個人で利用する方法まで解説していきます。

 

利用方法を知っていれば家庭用とは比べ物にならない高性能なコピー機を個人でも利用することができますので、
業務用コピー機にご興味がある方はぜひ最後までご覧ください!

 

 

家庭用コピー機と業務用コピー機の違い

 

まずは業務用コピー機と家庭用コピー機の違いから確認しておきましょう。

主な違いとしては以下の4点があげられます。

 

 

性能の違い

 

家庭用コピー機と言われるものは主に「プリンター」と呼ばれるもので、主な機能はプリントアウトのみになります。

一方で業務用コピー機はいわゆる「複合機」と呼ばれるもので、
上記機能に加えて、コピー、FAX機能、スキャン機能を標準的に搭載しています。

 

また給紙枚数も家庭用コピー機が100枚程度なのに比べて業務用コピー機は500~1,000枚程度であったり、
対応用紙サイズも家庭用の多くがA4用紙なのに比べて業務用はA3用紙以上となっていたりと、基本となる性能面に大きな違いがあります。

 

これらに加えて業務用コピー機にはインターネットFAXやクラウド連携、
ICカードによるユーザー認証機能など、業務を効率化させる機能が搭載されています。

 

⇒コピー機のネットワークファクス機能とは?

 

 

印刷方式の違い

 

家庭用コピー機の多くがインクを用紙に噴射するインクジェット方式を採用しているのに対し、
業務用コピー機は基本的にトナーと呼ばれる粉を用紙に定着させるレーザー方式を採用しています。

 

インクジェット方式は写真印刷などの高解像度印刷に向いている一方で1枚あたりの印刷コストが高く
印刷速度が遅いという特徴があり、レーザー方式は逆にコストが安く印刷速度も速いく業務用に向いた特徴があります。

 

こういった理由から、大量の文書印刷が想定される業務用コピー機では主にレーザー方式が採用されています。

 

⇒違いを解説!【インクジェットプリンター】と【レーザープリンター】

 

 

コストの違い

 

印刷方式の違いに伴って、家庭用と業務用ではコストのかかり方も異なります。

 

家庭用コピー機は本体料金が安く、数万円から手に入るものもある一方でインクに大きなコストがかかります。

業務用コピー機の場合は高いもので数百万円になるなど本体料金が高い一方、トナーでの印刷により低コストで大量の印刷が可能です。

 

インク・トナーの交換の手間や印刷速度などの時間もコストとして考えると、トナーの方が圧倒的に低コストであると言えます。

 

⇒複合機のカウンター料金とは-仕組み・相場・節約方法・注意点-

 

 

導入方法とメンテナンスの違い

 

こうした本体価格の違いから、コピー機を導入する方法にも家庭用と業務用で違いが見られます。

 

本体価格が安い家庭用コピー機では一括購入が一般的である一方、
本体価格の高い業務用コピー機ではリース契約やレンタル契約といった月額の利用料を支払いながらコピー機を借り入れる方法が基本になります。

 

⇒どっちがお得!?リースとレンタル契約の違いを徹底解説!

 

 

また、購入が一般的な家庭用コピー機の場合はメーカーによる期限付きの保証がメンテナンスの形として主である一方、
リース契約やレンタル契約が基本である業務用コピー機の場合は保守契約を結び
月々の保守料金を支払いながらメンテナンスを行っていく形となります。

 

⇒コピー機導入時の悩み"保守契約"

 

 

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業務用コピー機は個人にもオススメ!

 

これまで見てきたように非常に高性能な業務用コピー機ですが、
以下の理由から個人での利用にもオススメできると言えます。

 

 

家庭用コピー機との圧倒的な性能差

 

今まで見てきたように高速印刷やFAXなど家庭用コピー機と性能面で圧倒的な違いがあることはもちろん、
小冊子印刷やホチキス留めといった仕上げ機能など、個人での使用においてもあると嬉しい機能を多数搭載しています。

 

⇒コピー機のフィニッシャーとは?

 

 

メンテナンス・保守の充実性

 

また大量印刷を想定した業務用コピー機は耐久度も高く設計されています。

 

故障時対応においても家庭用コピー機の場合は基本的にメーカーまでコピー機を送らなければならない一方、
業務用コピー機では訪問対応があるなど業務を止めることなくコピー機を利用することができます。

 

⇒コピー機メーカーのメンテナンス体制

 

 

運用の手間が省ける

 

先ほども少し触れたように業務用コピー機では大容量のトナーカートリッジを使用しており
印字枚数も多いため、消耗品交換や購入の手間を省くことができます。

 

これまでにお話した性能や保守の充実性も含めて、業務用コピー機はストレスなく運用することが可能です。

 

⇒コピー機のトナーの種類やコストパフォーマンスについて

 

 

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個人で業務用コピー機を使う方法

 

個人で業務用コピー機を利用するメリットについてはお分かりいただけたかと思いますが、
具体的にどのように導入できるかという点については疑問に思われているかと思います。

 

先ほど業務用コピー機はリース契約による導入が基本となるとお話しましたが、
リース契約は5~7年ほどの長期契約となる上、借り入れの際の審査もあるため個人で契約することは現実的ではありません。

また、会社の代表者様が連帯保証に入る必要があります。

 

そこでオススメなのがレンタル契約になります

レンタル契約の場合は最短1日~など借り入れ期間に縛りがない上、
リース契約のように審査もありませんので、個人でも気軽に業務用コピー機を利用することができます。

 

リース契約と比べた際のデメリットとしては最新機種などを選べないといった点はあげられますが、
個人での利用についてはレンタル契約で用意される機種で十分な性能を有していると考えられます。

 

⇒コピー機を「レンタル契約」にするべきシチュエーション

 

 

まとめ

 

業務用コピー機というとオフィスなどで利用されるものというイメージが強いですが、
個人での利用にも十分適しているものだということがお分かりいただけたかと思います。

 

本記事をご覧になった方はおそらく個人でも印刷される機会が多かったり、
文書管理が必要であったりという方がほとんどかと思いますが、そういった方には特に業務用コピー機はオススメになります。

 

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