コピー機(複合機)を導入する際に必要な3つの注意点とは

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あらゆる業務において、必要な機能を備えたコピー機(複合機)は今後も欠かせない事務機器だと言えます。

だからこそ、新規事業などでコピー機(複合機)の導入をお考えの方もいらっしゃるかと思います。

 

導入する際にどんなことに注意すれば良いのか分からず悩んでおられるかもしれませんね。

 

そこで今回は、初めてオフィスにコピー機(複合機)を導入する際に必要な、3つの注意点を解説していきます。

 

この記事のポイント

  • 複合機の導入方法
  • 迷わない機種選び
  • 費用を安くするには?

 

 

複合機の3つの導入方法について

 

コピー機(複合機)をオフィスに導入する方法は、大きく分けると3通りあります。

リース契約、一括購入、レンタル契約の3つです。

 

それぞれに特徴がありますので、そのメリットとデメリットをご紹介したいと思います。

費用や利用する期間など、目的に合わせて検討してみましょう。

 

 

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リース契約

 

多くの事業所で利用されているのが、コピー機(複合機)のリース契約です。

コピー機(複合機)を導入している企業の8割がこのリース契約で利用しています。

 

初期費用がかからず、月額料金を支払うことで最新のコピー機(複合機)を導入することができます。

まとまった予算のない場合は、リース契約を考えてみましょう。

 

ただし、リースの場合は5~7年と長期の契約設定がされているうえ、会社の代表者が連帯保証人になる必要があります。

また、原則中途解約はできず、もし解約する場合は残債を全額支払う必要があります。

 

コピー機(複合機)の所有権は契約したリース会社にあり、リース会社にはリース料率を支払っております。

なので、コピー機(複合機)を一括購入するより高額になる事を覚えておきましょう。

 

⇒コピー機をリース契約した場合の料率とは?

 

 

一括購入

 

予算に余裕があるのでしたら、コピー機(複合機)本体の一括購入がおすすめです。

 

初期費用はかかりますが、後々まで考えるとお得です。

新品だけではなく、中古機器も選択ができます。

 

一括購入で注意すべきポイントは経費精算に関してです。

コピー機(複合機)を一括購入した場合は購入金額によって経費計上の仕方が変わります。

 

購入価格が10万円以上の場合は勘定科目が〈工具器具備品〉となります。

 

あまり聞きなれた勘定科目ではないかもしれませんが、
コピー機(複合機)の購入価格が10万円以上の場合は、購入時に費用計上ができません。

 

会社の資産として減価償却をしながら、5年かけて計上する流れとなります。

 

また、コピー機(複合機)の購入価格が10万未満の場合は、勘定科目が〈消耗品費〉となります。

税法上ではコピー機(複合機)の購入価格が10万円未満の場合は少額減価償却資産として損金処理ができます。

そのため〈消耗品費〉として一括で購入時に費用計上ができます。 

 

コピー機(複合機)を一括購入する場合は購入金額によって経費計上の仕方が変わるので予め確認しておきましょう。

 

⇒コピー機は経費処理できる?

 

 

レンタル契約

 

数日~数年単位でのコピー機(複合機)をレンタルする事ができます。

 

業者が所有する、主に中古の機器を借りる契約で、
審査も無く手続きが簡単なうえ、その日から利用できる手軽さが魅力と言えます。

 

審査がないので個人の方でもコピー機(複合機)の利用が可能です。

 

デメリットとしては、リース契約と比較して月額料金は割高になる点です。

 

とはいえ、短期間の利用であればレンタル契約がベストな選択だと言えるでしょう。

 

⇒コピー機を「レンタル契約」にするべきシチュエーション

 

 

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3つの導入方法 メリット&デメリットのまとめ

 

リース契約、一括購入、レンタル契約の説明をしてきました。

この項では、それぞれのメリットとデメリットをまとめてみましょう。

 

【メリット】

リース契約

  • 最新のコピー機(複合機)を手ごろな費用で使える 
  • 料金は経費計上できる 
  • 故障やメンテナンスに安心感がある

 

一括購入

  • 自社の資産になる 
  • 減価償却することで節税効果 
  • トータルで安上がり

 

レンタル契約

  • 短期利用に最適 
  • 審査不要で手続きが簡単(個人でも利用が可能) 
  • 比較的、管理が容易である

 

【デメリット】

リース契約

  • 中途解約に残債が発生する 
  • リース会社に所有権がある
  • 長期的な契約になる(5~7年) 
  • トータルでは割高になる

 

一括購入

  • 高額な初期費用がかかる 
  • 固定資産税が発生する 
  • 処分の際は自己負担

 

ンタル契約

  • 基本的に中古複合機 
  • 選べる機種が少ない 
  • リースと比べて月額料金が割高

 

 

必要な機能を明確にする

 

新しくコピー機(複合機)を導入する際、最も迷うポイントが機種選びではありませんか?

 

メーカー各社から豊富な機種が提供されているので、慣れない人が最適な機器を決めるのはなかなか至難の業です。

まずは自社の業務内容に基づいて、必要な機能を明確にしましょう。

 

技術革新が進み、最新のコピー機(複合機)には高機能なものが多くなっています。

基本的に、そのような機種は高額にならざるを得ません。

 

不必要な機能を備えた機器を導入するのは費用面でも無駄になってしまいますので、必要な機能だけを正しく見極めることが大切です。

 

また、機能面を考慮せず価格だけを見て判断するのも避けましょう。

業務がキチンと回らないと、それもまた無駄になってしまいます。

 

業務内容を明確にすれば、必要な機能もおのずと明らかになりますので、オフィスに合った最適な機種を選びましょう。

 

⇒正しいコピー機の選び方で、機能もコストも損しない!

 

 

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相見積もりを取りましょう

 

コピー機(複合機)選びの最後のポイントは、業者の選定です。

どんな導入方法であっても、費用は見積もりを取ってみないと分からないものです。

 

全く同じ機器でも業者によって、違う費用となるケースも多々あります。

少しでも経費を抑える為に、必ず複数の業者から相見積もりを取ることをおすすめします。

 

相見積もりはどの業者も想定していますので、何も失礼なことではありません。

むしろそれを伝えることで競争原理が働き、よりよいサービスを受けられます。

 

業者にも伝えたうえで相見積もりを取り、条件を見比べて判断しましょう。

 

 

注意点を参考にスムーズな複合機の導入を!

 

初めてコピー機(複合機)を導入する際のポイントを解説してきました。

 

コピー機(複合機)の導入には3通りの方法があり、
業務内容を見極めることで必要な機能から機種を絞り込んで、必ず相見積もりを取って最適な業者を判断しましょう。

 

これから初めてオフィスへの複合機をお考えの方は、ぜひこの記事を参考に失敗のないスムーズな導入をしてください。

 

 

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補足

 

大型コピー機レンタル「ZEROコピ」では、名前の通りコピー機(複合機)のレンタルサービスを行っています。

 

レンタル契約のデメリットとしてリース契約より月額料金が割高になるとご紹介しましたが、「ZEROコピ」では月額2,980円からご案内しております。

 

「ZEROコピ」サービスではお客様にあわせた4つのプランを提供しております。

 

月額2,980円のプランは【zerocopy startup】プランとなり、
こちらのプランはインターネットと同時申込する事により業界最安値でコピー機(複合機)のレンタルを行っております。

 

これから起業する方などは必ずインターネット契約をする必要があると思います。

コピー機(複合機)と一緒に契約する事で安く利用する事ができます。

 

また、一番人気のプランとして【zerocopy neo】月額4,980円のプランをご用意しております。

弊社のお客様の大半が月額4,980円のプランでご利用いただいております。

月額4,980円のプランでもかなりお手頃価格だと思います。

コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。

 

 

 

 

 

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