スタートアップ企業はコピー機を導入すべき?判断基準からオススメの導入方法まで解説!

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事業を始めたばかりのスタートアップ企業のみなさん!

ペーパーレスの時代と言ってもまだまだオフィスに必要不可欠なコピー機(複合機)の導入について、

「うちに業務用コピー機はそもそも必要なのだろうか……」

「導入するとしてどのような機種や契約を選べばいいのだろうか……」

とお悩みではないでしょうか?

 

今回はそんなお悩みを解決すべく、スタートアップ企業にコピー機(複合機)が必要かどうかについて解説させていただきます。

 

今回の内容を見ていただければ、
ご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要かどうか、どういった基準でそれを考えれば良いかお分かりいただけるかと思います。

また、スタートアップ企業がコピー機(複合機)を導入される場合にオススメの契約についても解説いたします。

 

ぜひ、最後までご覧いただき、コピー機(複合機)導入の際のご参考にしてくださいね。

 

スタートアップ企業にコピー機は必要?不要? 考える基準はたった1つ!

 

早速ご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要かどうか考えていきましょう。

実はコピー機がオフィスに必要かどうかについては、「月間印刷枚数」を確認するだけで判断ができます。

月間印刷枚数とはシンプルに「月に何枚印刷するか」を表す指標で、以下の計算式で算出することができます。

 

月間印刷枚数 = 従業員数 × 従業員1人あたりの1日の利用枚数 × 月間営業日数

 

一般的に月間印刷枚数が500枚を超える場合はコピー機(複合機)を導入した方が良いと言われていますので、
まずは「月に500枚以上印刷するかどうか」を基準にコピー機の導入が必要かどうか考えると良いでしょう。

 

 

⇒コピー機で月間印刷枚数を聞かれるのは何故?

 

 

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スタートアップ企業にオススメの契約

 

先ほどの基準でご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要ということが分かった場合、
今度はどのようにしてコピー機を導入するかについて考えていきましょう。

 

コピー機(複合機)導入の際の契約手段としては購入・リース・レンタルの3つがあげられますが、
結論から言うとスタートアップ企業のみなさんにオススメの契約はレンタル契約になります。

 

⇒コピー機を「レンタル契約」にするべきシチュエーション

 

 

レンタルがオススメの理由としては、

〇スタートアップ企業の場合コピー機の用途について定まっていない

〇初期費用を抑えられる

という2点があげられます。以下で詳しくご説明しましょう。

 

まず最も大きな理由としては、
スタートアップ企業の場合コピー機(複合機)の用途についてまだ定まっておらず先の見通しが立っていないことがあげられます。

 

コピー機(複合機)にかかるコストは主に本体の性能によって変動しますが、
コピー機を初めて導入する場合などはどれほどの性能のコピー機が必要か判断することが難しいかと思います。

 

最近のコピー機にはPCやクラウドとの連携のほかホチキス留めや中綴じといった
フィニッシャー機能などさまざまな機能が搭載されていますが、
スタートアップ企業の場合それらの機能が本当に必要かどうかまだ判断がつかないことが多いかと思います。

 

そのため大きな初期費用がかかる購入や審査が必要で中途解約ができない
長期契約であるリース契約よりも、まずはレンタル契約でコピー機を利用してみることがオススメです。

 

また、レンタル契約は一括購入より少ない初期費用でコピー機の利用を始めることができる点もオススメです

 

レンタル契約の場合リースのような期間の制限がなく最短1日から借りられるケースもあり、
少ないコストで様々な機種を使ってみたりご自身のオフィスのコピー機の用途について確認したりすることができます。

 

レンタル契約は短期で借りられるメリットはもちろんですが、契約するうえでリース契約とちがい審査がありません。

なので、法人ではなく個人の方でも気軽にコピー機(複合機)を利用する事が可能です。

 

一つ注意点としてレンタル契約は他の選択肢に比べると本体価格で見た時には
割高になってしまうという点があげられますが、短期的に見ると多額の費用が
必要になるものではないためレンタル契約のまま長期契約をしないのであれば問題ありません。

 

レンタル契約でコピー機(複合機)の用途について確認しつつリース契約など
他の選択肢についても考えるということも可能ですので、総合的に考えるとスタートアップ企業のみなさんにはレンタル契約がオススメの契約になります。

 

 

まとめ

 

今回はスタートアップ企業がコピー機を導入すべきかどうかについてお話しました。

スタートアップ企業の場合、月間印刷枚数からコピー機が必要かどうかをまず判断し、
レンタル契約でご自身のオフィスでの用途について確認をしながらコピー機を利用してみるという流れがオススメ
です。

 

ただしそれでもやはりコピー機を初めて導入する際は、

「一人で判断するのは不安……」

「レンタル契約の中でもどんなプランがあるのか知りたい……」

とお考えの方もいらっしゃるかと思います。

 

そのようなお悩みがあるなら、ぜひ一度ZEROコピにご相談ください!

 

 

ZEROコピは一都三県(東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県)でレンタルサービスを展開していますが、
特にスタートアップ企業の皆さまには、月額2,980円で高性能なコピー機がご利用いただけるzerocopy startup(ゼロコピ スタートアップ)プランをご用意しています!

 

こちらの月額料金の中に保守・メンテナンス代も含まれており面倒な審査も必要ありませんので
コストを抑えながらお気軽に高性能なコピー機をご利用されてみたい方にはオススメ
のプランとなっています。

 

また、レンタルサービスのほか全国対応のリースサービスもご用意していますので、
レンタルの途中で「やっぱりリースで長期的にコピー機を運用したい」といったご要望が出てきた際にもご対応させていただきます。

 

プランのご提案から実際のコピー機運用までお手伝いさせていただきますので、
少しでもコピー機導入をお考えの方はぜひ一度ZEROコピにお問い合わせください!

 

 

 

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