意外と便利!コピー機「プライベート印刷」を使う3つのメリット

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「コピーした書類を誰にも見られない便利な機能があれば教えてほしい」

「間違えて印刷した書類がコピー機に放置されていることを防ぎたい」

「コピー機をとおして会社のセキュリティ強度を高くしたい」

 

 

上記のように、コピー機(複合機)で印刷した書類に対して多くの悩みを抱えることはありませんか?

とくにコピー機(複合機)はボタンひとつでかんたんに印刷できてしまうので、

知らずに印刷してしまった書類がコピー機に放置されていれば、自分も会社も大変なことになってしまいます。

 

 

そこでおすすめしたい機能は、「プライベート印刷」機能です。

プライベート印刷は自分で印刷した書類を他の方に見られなくするよう、

あらかじめパスワードなどで暗号化します。

その後、印刷時に定められたパスワード入力を行えば印刷物が出力される仕組みです。

 

 

プライベート印刷機能を活用することで、

セキュリティ対策はもちろん、無駄なコピーを減らずことにもつながります。

 

 

今回はそんな「プライベート印刷」について、導入するメリットをメインに紹介していきます!

是非、最後まで読んでもらい、コピー機(複合機)のセキュリティ対策に役立てていただければ幸いです。

 

 

⇒コピー機のセキュリティリスクと代表的な対策方法を紹介!!

 

 

 

 

プライベート印刷を使う3つのメリット

 

〇他人に印刷物を見られることがない

 

 

プライベート印刷の最大のメリットは「他人に印刷物を見られることがない」点です。

例えば、自席からコピー機(複合機)までに距離がある場合、

印刷物を取りにいくまでに誰かに見られる可能性があります。

 

しかし、プライベート印刷では上記の心配はいりません。

コピー機の目の前に誰かが居ても自分の好きなときに出力することができるので、

誰にも見られることなく余裕をもって印刷することができるのです。

 

 

 

〇無駄なコピー減らせる

 

 

プライベート印刷を使うことで、「無駄なコピー減らす」ことができます。

「間違えて印刷ボタンを押してしまった」などがあっても、

即座に印刷されるわけではありません。

 

コピー機(複合機)の前で落ち着いて正しい判断で印刷することで、

自分の希望した印刷ができます。

その結果、紙の使用量を減らし、環境にやさしい取り組みを行うことができますね。

 

 

〇費用をかけずにボタン一つでセキュリティ対策ができる

 

 

セキュリティ対策というと大掛かりな作業や費用が発生することが多いですが、

プライベート印刷を使えば「ボタン一つ」で対策が可能です。

 

このあと詳しく説明するのですが、

設定も5分かからずに簡単に行うことができ、最近では導入している会社も増えています。

情報はお金よりも大切な資産ですので、

セキュリティ対策が容易にできるプライベート印刷はおすすめです。

 

 

 

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プライベート印刷を使う2つの注意点

 

 

 

 

〇データをためておくと不具合を起こす

 

 

プライベート印刷は大変便利な反面「データをためておくと不具合を起こす」こともあります。

出力を行わずコピー機にデータを送った状態が続くと、

コピー機は勝手に電源が落ちたり、エラーが表示され一時的に使用できなくなることも。

 

 

そのため、コピー機(複合機)にデータを送った場合は必ず「印刷」するか、

印刷が不要になった場合はデータの「削除」を行いましょう。

コピー機もパソコンと同じです。

データ容量にも限界がありますので、定期的な見直しを行いましょう。

 

 

〇忘れることがある

 

 

「とりあえず後で印刷しておけばいいか」

プライベート印刷を導入すると、印刷ボタンを押して印刷した気分になります。

そのため、「忘れることがある」だけは注意が必要です。

 

通常印刷であれば、印刷→コピー機に取りに行く流れが習慣化されていますが、

業務に追われると意識から抜けてしまうことがあります。

印刷ボタンをクリックしたあとは、

すぐにコピー機に取りに行く意識づけが大切です。

 

 

プライベート印刷機能の設定方法(富士ゼロックスの場合)

 

 

ここからは一般的なプライベート印刷機能の設定方法について紹介していきます。

プライベート印刷機能は「コピー機」「パソコン」ともに設定が必要です。

詳細は以下のとおりになります。

 

 

<コピー機の設定>

 

 

1.ホーム画面で「設定」画面に入る

(一般的に管理者モードでのみ設定できますので、一般ユーザーは管理者権限で入る必要があります)

 

 

2.ホーム画面で「仕様設定/登録」→「認証/セキュリティ設定」→「認証の設定」→「認証方式の設定」

 

 

3.「本体認証」→「決定」を押します。

 

 

4.「パスワードの運用」→「パスワード使用 - パネル入力時」→「確認/変更」→「する」

 

 

5.ここからはユーザー登録設定

 

 

6.ホーム画面で「仕様設定/登録」→「集計管理」→「ユーザー登録/集計確認」

 

 

7.「(未登録)」のUser IDを選択→「登録/確認」→User IDを入力→決定

 

 

8.「ユーザー名」も同じく入力

 

 

9.「パスワード」→「新しいパスワード」を入力→「OK」 これでユーザー登録設定完了

 

10.「認証/セキュリティ設定」→「認証の設定」→「認証/プライベートプリントの設定」

 

11.「受信制御」→「確認/変更」

 

12.「プライベートプリントに保」→「決定」

 

 

<各ユーザーパソコンの設定>

 

1.「スタート」→「デバイスとプリンター」

 

 

2.コピー機アイコンを右クリック→「プリンターのプロパティ」

 

 

3.「プリンター構成」→「認証設定」をクリックします。

 

 

4.「常に同じ認証情報を使用する」がチェックされていることを確認、

「User ID の指定」から「ID を入力する」を選択

 

 

5.「ユーザー登録設定」で登録したUser IDとパスワードを入力→「OK」

 

 

 

 

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まとめ

 

 

いかがでしたでしょうか?

コピー機(複合機)でプライベート印刷を使うメリットや注意点などを紹介してきました。

 

 

プライベート印刷を使えば、印刷書類が誰にも見られることなく、

会社全体のセキュリティ強度向上にもつながります。

是非この機会にプライベート印刷機能導入を検討いただければ幸いです。

 

 

補足

 

大型コピー機レンタル「ZEROコピ」サービスの機械でも、もちろん「プライベート印刷」機能は標準で搭載されております。

利用している方はあまり見かけませんがとても便利な機能となります。

操作方法などが「ZEROコピ」がレクチャーさせていただきます!

 

これからコピー機の導入を検討している方は是非、お問合せください!

 

 

 

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