コピー機のオプションは必要?あると便利な拡張機能をご紹介

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現在ご利用中のコピー機や複合機に、オプション機能は搭載されていますか?

 

近年では基本機能に加えてクラウドとの連携などできることがどんどん増えているコピー機ですが、オプションを追加することでさらに便利なオフィス機器になります!

 

そこで、今回はあると便利なコピー機の拡張機能についてご紹介していきます!

 

「こんなことまでコピー機でできたのか……!」と思われるものもあると思いますので、

コピー機をさらに活用されたいという方はぜひ一度確認してみてくださいね(^^♪

 

 

オプションとは

 

 

 

オプションとは、追加料金を支払うことで搭載させることのできるコピー機・複合機の拡張機能のことです。

メーカーや機種によって追加できるオプションは異なりますが、大きく分けると「外部オプション」と「内部オプション」の2種類のオプションが存在します。

 

 

外部オプションとはコピー機の外部に取り付ける拡張機能のことで、フィニッシャーや用紙トレイの増設など設備的なものになります。

拡張していくことで利便性は向上しますが、それに伴って本体サイズにも直接的に影響するものになるため設置場所を考慮する必要がある点には注意が必要です。

 

 

内部オプションとはコピー機の内部に取り付ける拡張機能のことで、ICカードや無線LANなどソフトウェア的なものになります。

外部オプションと異なり、こちらはコピー機内部の拡張やインストールとなるため、本体自体が大きくなるといった心配は特に必要ありません。

 

 

 

 

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外部オプション

 

 

それでは具体的にどのようなオプションがあるのかについて、まずは分かりやすい外部オプションから見ていきましょう!

便利な外部オプションとしては主に以下のようなものがあげられます。

 

 

フィニッシャー

 

フィニッシャーとは、印刷物の仕上げ処理をしてくれるオプションのことです。

ステープル(ホチキス留め)をはじめ、穴あけパンチや部数ごとの仕分け処理(ソート)が可能になります。

ただ印刷をするだけでなく、印刷物がすぐに会議資料などとして利用できるため非常に便利な機能になります。

 

 

コピー機のフィニッシャーとは?

 

 

ブックレットフォルダー

 

ブックレットフォルダーとは、印刷物の製本仕上げをしてくれるオプションのことです。

フィニッシャーと合わせて導入することで、中綴じステープルや小冊子、三つ折りで仕上げることが可能になります。

フィニッシャーと同様、ただの印刷物ではない「資料」の作成をコピー機だけで完結できる機能になります。

 

 

 

メールボックス

 

メールボックスとは、複数トレイへ仕分け排出をしてくれるオプションのことです。

5~7つほどのトレイを増設してプリントをはじめFAX受信にも使えるため、複数人でコピー機を利用している時に印刷物が混在してしまうことを避けたり個人のメールボックスとして活用したりすることができます。

 

 

【コピー機活用術】ボックス機能で業務を効率化する方法

 

 

用紙トレイ・給紙カセット

 

用紙トレイ・給紙カセットとは、コピー機に用紙を格納するトレイやカセットを増設できるオプションのことです。

オプション無しでの構成であれば基本的に数百枚格納できるトレイが2段ほどついていることがほとんどですが、増設することで数千枚までコピー機に用紙を格納しておくことが可能になります!

用紙補給の頻度や手間を減らすことで、時間的なコストを削減し生産性を大きく向上できるオプションと言えます。

 

 

コピー機の給紙カセットについて

 

 

 

ADF(自動原稿送り装置)

 

ADFとは、自動的に原稿を読み取ってくれるオプションのことです。

原稿台に1枚ずつ原稿をセットしていく必要が無く、ADFに原稿をまとめて置いておけば自動的に読み取りを行ってくれます。

 

ものにより一度にセットできる原稿枚数は異なりますが、業務用であれば50枚以上から多いもので300枚以上積載できるものもあります。

スキャンで利用する場面が多いですが、コピーやFAXにおいても利用することが可能です。

 

 

⇒複合機、コピー機の便利機能『ADF』でできること・注意点

 

 

 

内部オプション

 

 

 

 

続いて内部オプションについても見ていきましょう!

便利な内部オプションとしては主に以下のようなものがあげられます。

 

 

 

ICカードリーダー

 

ICカードリーダーとは、コピー機にICカードリーダーを搭載してICカードをもつ人間のみコピー機を利用可能にするオプションのことです。

ICカードによる認証によって情報漏えい防止などのセキュリティ対策を行えるほか、カードを管理することで利用状況を把握することもできます。

 

また、すでに入退室に社員証やセキュリティカードといったICカードを利用されているというオフィスもあるかと思いますが、

そういった既存のICカードとコピー機利用のICカードを紐づけるというシステムも存在します。

 

 

複合機・コピー機のICカード認証・パスワード認証とは?

 

 

OCR(光学文字認識)

 

OCRとは、手書きの文字や印刷物の文字をデジタル文字に変換してくれるオプションのことです。

手書き文字や印刷物の文字を読み取ってワードやエクセルとして起こすことが可能になり、ペーパーレス化や文書のデータ管理に大きく貢献します。

近年ではOCRにAI技術を加えた「AI OCR」という技術も登場しており、さらに業務効率化に貢献する技術として進化し続けています。

 

 

 

無線LAN

 

無線LANとは、複合機に無線LAN機能を搭載するオプションのことです。

近年ではスマホやタブレットなどの端末との連携機能を充実させているコピー機も増えているため、そういったシーンでも必要な機能と言えます。

 

 

コピー機を無線接続にする注意点

 

 

 

まとめ

 

 

今回はコピー機・複合機のオプションについてご紹介しましたがいかがだったでしょうか?

 

 

どれもあると便利な機能であり、導入することで業務効率化や生産性向上に大きく貢献することがお分かりいただけたかと思います。

ただし、追加した分だけ料金が高くなってしまう上本体のサイズが大きくなったりICカードの管理が必要になったりと、コピー機を管理しなければならないことが少し増えてしまう点には注意が必要です。

 

 

機種選び自体にも言えることですが、ご自身の利用用途や環境によって必要なラインを見極めることがポイントになります。

 

 

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