業務用複合機を導入するタイミングとは?3つのポイントを解説!

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電話回線やネット回線、パソコンと同様にオフィスに欠かせない機器であるコピー機・複合機が挙げられます。

多くのオフィスに導入されているもので必要だとは思うものの、中々導入のタイミングが分からないという方もいらっしゃるかと思います。

 

 

今回はそんな方に向けて、業務用複合機をオフィスに導入するタイミングについて解説します。

 

 

今回の内容を押さえていただければ業務用複合機が今のご自身の環境に必要なのか、またいつから必要になるのかといったことがお分かりいただけるかと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

 

業務用複合機導入の決め手はこの3つ!

 

 

早速業務用複合機導入のタイミングですが、決め手としては以下の3つが考えられます。

 

 

印刷枚数が多い

オフィスの文書管理を行いたい

テレワーク環境を構築したい

 

 

それぞれの詳しい内容について、以下で詳しく見ていきましょう!

 

 

家庭用プリンターと業務用コピー機はどちらが得?

 

 

 

印刷枚数が多い

 

 

業務用複合機導入の最も基本的なタイミングとしては、オフィスで扱う印刷物が多い場合があげられます。

業務用複合機は家庭用プリンターなどとは比べ物にならない生産性能を有しており、中には1分間に100枚以上出力が可能な機種も存在します。

 

 

印刷枚数が多いかどうかの基準については、「月にどれくらい印刷するのか」を表す指標である【月間印刷枚数】を算出して考えます。

業務用複合機導入の際は機種選びや契約選びにも必ず関わってくる極めて重要な指標になりますので、ここでしっかりとチェックしておくことをオススメします。

 

 

具体的な月間印刷枚数の計算方法ですが、以下の式から算出することができます。

 

 

 

月間印刷枚数 = 従業員数 × 従業員1人あたりの1日の利用枚数 × 月間営業日数

 

 

 

月によって印刷枚数に変動があるケースもあるかと思いますが、年間での平均など大まかな数字で問題ありません!

月間印刷枚数が500枚を超えるかどうかが業務用複合機導入の目安とされていますので、まずはこちらを導入のタイミングとしてお考えになると良いでしょう。

 

 

コピー機で月間印刷枚数を聞かれるのは何故?

 

 

 

 

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オフィスの文書管理を行いたい

 

 

 

 

月間印刷枚数の他には、オフィス文書をより効率的に管理したい場合も業務用複合機導入のタイミングと言えるでしょう。

 

 

 

ホチキス留めや小冊子印刷など業務用複合機の有するフィニッシャー機能やソート機能を活用することで出力物をまとめて管理することができるようになるほか、FAXやスキャンのペーパーレス機能を活用することでオフィスの省スペース化だけでなく文書のデータ化による効率的な文書管理にも寄与することができます。

 

 

 

文書管理というと「複合機に頼らずとも可能なのでは?」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、例えば以下のような機能を活用することで圧倒的に効率的な文書管理を行うことが可能になります。

 

 

 

FAX文書やスキャン文書を複合機内に保存し、限られたユーザーだけが確認できるようにする

チームや部門ごとに利用枚数や機能を管理する、または利用記録をレポートとして出力する

領収書や伝票などをまとめてスキャンし、OCR処理によって自動的にデータ変換する

 

 

 

これらは業務用複合機の持つ機能のほんの一部に過ぎませんが、これだけでも現代の複合機が単にプリントやスキャンを行うだけでない優れた文書管理の機器であることがお分かりいただけるかと思います。

以上のような機能を活用してオフィスの効率的な文書管理を実現したい場合も業務用複合機の導入を検討されると良いでしょう!

 

 

 

選べる複合機のオプション!おすすめのオプションを5つ紹介

 

 

 

 

 

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テレワーク環境を構築したい

 

 

 

 

コロナウイルスをきっかけとしてテレワークを導入されているオフィスも多いかと思いますが、テレワーク環境を充実させるのに非常に便利なのが業務用複合機になります。

 

 

 

先ほども少し触れたように現代の複合機は包括的な文書管理の機器としての役割を担っており、FAXやスキャンのペーパーレス機能の他にモバイルやクラウドとの連携機能も有しています。

テレワーク環境の構築においては、例えば以下のようなシーンで複合機が役立つことが考えられます。

 

 

 

FAX受信やスキャンした文書をネットワークやメールを通してリモート環境のパソコンやスマートフォンなどに転送する

 

クラウド連携機能によりプリントデータやスキャン文書をリモート環境下にいるチーム間で共有する

 

 

 

またテレワーク環境の構築で気になるのがセキュリティの問題ですが、この点も認証機能やIPフィルターなどのアクセス制限、暗号化などにより強固な対策がなされています。

このようにコロナ以前からペーパーレスや文書管理のための機能を充実させてきた業務用複合機はテレワーク環境の構築に大いに役立つ特徴を多数有していますので、テレワーク環境を構築したい場合にも複合機導入を検討されると良いでしょう。

 

 

 

 

テレワークに便利な複合機の機能とは?

 

 

 

 

まとめ

 

 

今回は複合機導入のタイミングについて解説しました。

最後に改めておさらいしておくと、以下の3点が複合機導入のタイミングと言えます。

 

 

 

月間印刷枚数が500枚を超える場合

ペーパーレスをはじめとしたオフィスの文書管理を行いたい場合

クラウド連携などを活用してテレワーク環境を構築したい場合

 

 

 

このうち最も基本的な導入タイミングは「月間印刷枚数が500枚を超える」場合ですが、「文書管理を行いたい」「テレワーク環境を構築したい」場合に関しても業務用複合機が大きく貢献することは間違いありません

 

 

 

また業務用複合機と言っても機種によって様々な性能差がありますので、今回の内容をご参考に「複合機を導入すべきか」そして「導入する場合どういった性能を求めるか」について、ぜひ一度お考えいただければと思います。

 

 

 

 

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