再確認!コピー機のFAX送信方法と一般常識

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「いまさらだけど、コピー機のFAX送信方法を教えてほしい」

「コピー機でFAXを送信する場合、送付状はつけたほうがいい?」

「FAXの一般常識をおさえておきたい」

 

 

など、コピー機(複合機)FAX送信について疑問を持つ方も多いのではないでしょうか?

実際、社会人になり、先輩のマネをしてFAX送信を学ぶものの、本来のルールや常識はきちんと教えてくれません。

 

 

そのため、FAXの決まりを理解しておけば、恥をかかないだけでなく、ライバルに差をつけられます。

 

 

今回はそんなコピー機(複合機)のFAX送信方法と一般常識について徹底解説していきます。

是非、最後まで読んでもらい、社会人の基本を再確認していきましょう!

 

 

 

コピー機のFAX送信方法

 

 

コピー機のFAX送信方法について順番に見ていきましょう!

 

 

 

 

1.FAX原稿を指定の場所にセットする。

コピー機(複合機)には「自動送り装置」と「原稿ガラス」2つの送信場所から送れ、

一般的には、自動送り装置は原稿を上にし、原稿ガラスは原稿を下にしてFAXを送信します。

 

2.原稿がセットできたら、パネルにFAX番号を入力

 

3.「FAX」ボタンを押して送信完了

 

 

4.送信履歴で完了したかどうかはかならず確認

 

 

 

以上、ものの1分でできるかんたんな作業ですが「4」の確認作業はだれもが忘れがちです。

 

 

送信相手を間違えたり、送信が完了していなかったり、

相手に迷惑を掛けている可能性も十分あります。

面倒ですが、チェックは欠かさず行っていきましょう!

 

 

 

複合機、コピー機の便利機能『ADF』でできること・注意点

 

 

 

 

コピー機FAX送信の一般常識

 

 

 

 

FAX送信は作業自体は非常にかんたんですが、見えないルールが数多く隠されています。

知らずに業務に取り組んでいると、恥をかいてしまうケースもありますので、

順番に確認しておきましょう!

 

 

 

 

◆FAX送付状を原稿と一緒に送る

 

原稿送信時は送付状も一緒に送るのがポイントです。

送付状をつければ「いつ、だれが、どんな内容か」などを一目で把握でき、

受け取った方の時間を奪わずに、配慮が行き届く人間と認知してもらえます。

 

送付状は最初のページにセットし、以下6つのポイントをおさえておきましょう。

 

 

 

1.送信年月日

2.自分の会社、氏名

3.お相手の会社、氏名

4.あいさつ文

5.送信内容

6.送信枚数

 

 

 

以上、6つのポイントが記入されていれば、社会人としての一般常識をわきまえていると言えます。

また、FAX送信と同時に、送信した旨を電話で伝えると、より親切です。

 

 

 

 

◆量が多くなる場合はページ番号をつける

 

量が少ない場合は問題ありませんが、量が多くなる場合はページ番号をつけておきましょう。

ページ番号をつければ、お相手がページ数をカウントする手間が省けますし、

全体を読み終わる時間のメドがつきます。

 

 

また、相手によって送付状が不要なケースも。

その場合、直接原稿に記入が問題なければ、日時や氏名を書き込んでおくとより親切です。

 

 

 

 

 

◆読みにくい場合は文字を拡大する

 

FAXを送る際、読みにくい場所は文字を事前に拡大しておきましょう!

FAXを受け取った経験のある方ならわかると思いますが、

送信時に読みやすくても、受信時に文字がにじんでいる場合も。。

 

 

とくに、にじんでいる文字が小さかったら読めない可能性も十分にあるため、

小さい文字や複雑な漢字を使用する際は、文字を大きくしておくと良いですね。

 

きめ細かな気配りが伝わり、受け取った方は読みやすく、仕事がスムーズにいきます。

 

 

 

◆個人情報が記載された原稿は送らない

 

FAXでは個人情報が記載された原稿の送信は控えましょう。

FAXは、いつ誰が受け取るかわかりません。

逆に、本人が受け取らず、違う方が受領するケースがほとんどなのではないでしょうか。

 

 

そのため、機密文書などはFAXでは送らず、

暗号化されたメールなどで送るとトラブルがありません。

FAXは気軽に送信できるのがメリットですが、

個人情報も気付かないうちに送ってしまう場合が多い点も念頭に置いておきましょう。

 

 

 

◆レスポンスを早くする

 

FAXは受信確認の報告を電話で行うと、コミュニケーションがスムーズにいきます。

「先ほどはFAXありがとうございます!確認しましたので、いただいた内容で作業に入ります」

実はこの一言が言える方はほとんどいなく、

FAX送信者を不安にさせている状況が多いのが事実。

 

 

そのため、FAXを受け取った際はすみやかに連絡し、やりとりを円滑に行っていきましょう!

 

 

 

 

まとめ

 

 

いかがでしたでしょうか?

今回はコピー機(複合機)のFAX送信方法と一般常識について解説しました。

FAX送信方法や一般常識は誰でも把握している内容と思いがちですが、

意外と知らないルールも多いです。

 

 

そのため、ひとつひとつの決まりを理解できれば、

お相手に配慮が行き届くだけでなく、社会人としてライバルに差をつけられます。

是非、今回の記事をあらためて確認し、デキるビジネスマンを目指していきましょう!

 

 

 

 

 

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