複合機で「OCR(光学文字認識)」を利用してペーパーレス化

投稿日:

 

 

 

 

こんにちわ!!

皆さんは、「OCR」というワードを聞いたことがありますか?

主に画像の認識、処理に利用されている機能ですが、コピー機(複合機)にもこのOCR機能が搭載されたものがあります。

 

 

オフィスに置く書類が溜まってしまったり、書類のデータ化に時間をとられてしまったりしたことはありませんか?

 

 

コピー機(複合機)のOCR機能は、そんな悩みをすべて解決できる可能性のある機能です。

今回は、OCR機能とは何か、コピー機(複合機)でどうやって利用するのかをお伝えしていきます♪

 

 

 

OCRとは

 

 

「Optical character recognition」の頭文字をとった言葉が「OCR」です。

日本語では、「光学文字認識」と呼ばれています。

 

 

この機能は、画像に含まれている文字や手書きの文字などを文字コードとして変換します。

簡単に説明すると、スキャンした印刷物の文字をパソコンで「画像」ではなく、「文字データ」として表示させることができるということです。

 

 

例えば、手書きの伝票をコピー機(複合機)のスキャナーで読み取ったとしましょう。

 

 

OCR搭載の複合機で伝票を読みとれば、手書きの文字でもOCRによって自動的に文字データに変換されるため、読み取った伝票の数値をそのまま利用することができます。

 

 

しかし、OCRが搭載されていないコピー機(複合機)の場合は、読み取った伝票の数値をいちいち手打ちで入力し直さなければなりません。

これは、文字を画像として読み取ってしまっているため、伝票の手書き文字を文字データとして抽出できないからです。

 

 

 

 

お安いレンタルをお考えの方はこちら(業界でもびっくりな価格表)

リースをお考えの方はこちら(メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い)

 

 

 

 

 

OCRの仕組み

 

 

 

 

では、OCRはどのようにして紙媒体の文字をデータ化しているのかをご説明します。

 

 

①スキャン

 

まずは書類をスキャンする必要があります。

OCRで文字を認識させたい書類を、スキャナーを通して読み取ります。

 

 

 

②レイアウトの解析

 

スキャンした書類のレイアウトを解析します。

書類にはさまざまなレイアウトがあり、空白部分や画像が添付されています。

 

紙全体にびっしりと文字が書かれているわけではありません。

このレイアウト解析によって、文字が書かれている部分や段落を見つけることができます。

 

 

③行ごとに切り出し

 

解析で文字の書かれた部分を見つけたら、そこから段落を一行ごとに切り出していきます。

文字のかたまりをさらに細分化していくイメージです。

 

 

④文字ごとに切り出し

 

行からさらに細分化していきます。

行の中にある文字と文字のすき間を感知することで、一文字ごとに切り出します。

 

 

⑤文字認識

 

ここでようやく文字を認識できます。

読み取る文字にはさまざまな大きさや字体が存在するほか、文字のかすれ、つぶれなどが入っていることも。

文字認識では、それらの特徴をすべて読み取り、設定された書式に直してデータ化します

 

 

 

 

OCRを搭載した複合機のメリット

 

 

OCRの一番のメリットは、なんといってもペーパーレス化です!

すべての書類を字体やフォーマットに関係なくデータ化できるため、紙媒体で保存しておく必要がなくなります。

 

 

データ化してPCに保存しておけば、書類を探すときも一括で検索してすぐに見つけられるようになるため、書類がなくなってしまったり、探すことに手間をかけたりすることもありません。

 

 

また、データ化した書類はPCから簡単に編集することができます!

コピーだけでなく、文字を直したりデザインを変えたりと、手作業では大変なこともPCなら簡単です。

 

 

 

 

☆メリット☆

・ペーパーレス化により書類の紛失を防げる

・簡単にデータを編集することが可能になる

 

 

 

 

OCRの使い方

 

 

では、実際にOCRの使い方を見てみましょう!

今回は、SHARP製のコピー機(複合機)での使用法を例にご説明します。

 

 

OCRを利用するためにはまず、書類をスキャンする必要があります。

どのコピー機(複合機)でもこれは変わりません!

書類をスキャンしたら、以下の操作を行ってスキャンデータをPCに送信しましょう。

 

 

 

 

①ホーム画面の共有フォルダーからアドレス帳を選択

 

 

②送信先のPCを指定

 

 

③共有フォルダーのトップ画面に戻り、フォーマット(PDFやDOCXなど)を選択

 

 

④同じ画面でOCR設定の言語を日本語に指定

 

 

⑤設定を見直して「OK」→「スタート」

 

 

 

 

この操作で指定したPCにデータ化した書類を送信することができます。

OCR自体は搭載しているコピー機(複合機)がスキャンするときに行ってくれるので、難しい操作は必要ありません。

 

 

OCRが作動していない場合は、複合機の設定を見直す必要があります。

その場合は複合機のメニューからスキャン後に自動でOCRできるように設定しましょう。

 

 

 

まとめ

 

 

OCR機能を正しく利用すると、ペーパーレス化によって業務効率を飛躍的に伸ばすことができる可能性があります。OCRを導入していなかった方、導入していたけど今まで使っていなかったという方は、これを機会にぜひ、利用してみてください!

 

 

 

 

お安いレンタルをお考えの方はこちら(業界でもびっくりな価格表)

リースをお考えの方はこちら(メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い)

 

 

 

 

 

” Category of Column "

ZEROコピー お得情報 豆知識 お客様の声

Copyright© ZEROコピ , 2021 All Rights Reserved.